Information Rights Management: Von A-Z! / Schützen Sie Ihre Dokumente vor unberechtigtem Zugriff!

2. Mai 22

Information Rights Management: Von A-Z! / Schützen Sie Ihre Dokumente vor unberechtigtem Zugriff!

Unerwünschter Datenabfluss kann für Betriebe existenzielle Konsequenzen haben. Darum sind effektive Schutzmaßnahmen, beispielsweise der Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung ein unabdingbares Must-Have für jedes einzelne Unternehmen. Wie die Technologie genau gelingt und warum sie bei einer umfangreichen Informationssicherheitsstrategie keinesfalls fehlen sollte, verraten wir Ihnen im nachfolgenden Artikel.

Das technologische Wachstum hat in den vergangenen Jahrzehnten eine Menge disruptiver Innovationen hervorgebracht – und dabei die Art und Weise wie wir an einem Strang ziehen, wie auch im Austausch stehen, fundamental verändert.
Weiter noch: Betriebe sind heute angesichts wegweisender Technologien wie das Cloud Computing, die künstliche Intelligenz und das Internet der Dinge nicht bloß hochgradig vernetzt, sondern auch smarter wie auch interaktiver aufgestellt als je zuvor.

Allerdings steigt mit der Entwicklung ebenso die Bedrohung, dass kritische Geschäftsinformationen ungesteuert das Unternehmen verlassen, missbräuchlich ausgenutzt oder aber absichtlich entwendet werden.

Somit verzeichneten die Datenschutzbehörden in Deutschland im Jahr 2021, der Studie von DLA Piper nach, 40.000 Datenschutzverletzungen.
Darüber hinaus sind dem Information Risk Research Team von Gartner 50–70 Prozent jedlicher Sicherheitsvorfälle und 75 Prozent der gesamten Sicherheitsverstöße auf unachtsame oder sogar heimtückische Mitarbeiter zurückzuführen.

Vor diesem Hintergrund ist es bedeutend, dass die Firmen die Sicherheit der Geschäftsinformationen ernst nehmen sowie effektive und umfassende IT-Schutzmaßnahmen einführen – besonders in Hinsicht auf den Informationsschutz.

Ein wirksames Tool kann hier Information-Rights-Management, kurz gesagt IRM, sein.

Schutz nahe am Objekt!

Im Gegensatz zu herkömmlichen Informationsschutzlösungen, die häufig nur den Übertragungsweg oder die Benutzung schützen, haben Information-Rights Management-Lösungen die Absicht, die Schutzvorkehrungen nach Möglichkeit nahe an der schützenden Geschäftsinformation, zu positionieren.

Außer dem bloßen Schutz von permanent gespeicherten Geschäftsinformationen, kann mit Information-Rights-Management festgelegt werden, ob individuelle Benutzer die Geschäftsdaten beispielsweise ändern, drucken oder an andere Benutzer weiterleiten dürfen. Die Bestimmung der autorisierten Anwender sowie deren Zugriffsrechte sowie Bearbeitungsrechte geschieht hierbei wahlweise ad-hoc durch den Autor eines Dokumentes bzw. einer E-Mail oder über zentral festgelegte Sicherheitsrichtlinien, welche jeweils zur Anwendung kommen.

Außerdem hat der Autor die Option, die Berechtigungen zeitlich zu befristen und sie im Nachhinein zu entziehen.Das kann besonders bei einer Projektarbeit von großem Vorteil sein oder im Kontext einer fristlosen Kündigung.

So funktioniert Information-Rights-Management!

Beim Einsatz einer Information-Rights-Management-Lösung wird generell jedes einzelne Schriftstück, wirklich jede Datei oder jede E-Mail, gemäß ihrem Schutzbedarf, verschlüsselt.

Möchte ein Anwender ein IRM-geschütztes Dokument oder eine IRM-geschützte E-Mail öffnen, muss er sich zunächst mit einer Benutzerkennung und/oder einem Zugangswort anmelden. Diese Angaben werden mit den Fakten auf dem Information-Rights-Management-Server verglichen. Im Falle einer Einstimmigkeit wird dem Anwender der Zugang erteilt.

Für die Erteilung von Berechtigungen gibt es, wie schon erwähnt, verschiedene Optionen.
Hierzu gehören Templates, welche von dem Urheber des Dokuments vordefiniert werden oder aber über wesentlich festgelegte Sicherheitsrichtlinien.

Nutzen und Grenzen des Information-Rights-Management!

Die Einbindung von Information-Rights-Management verschafft den Firmen deutlich mehr Schutz und Vorteil als andere IT-Sicherheitslösungen für den Informationsschutz.

Zum einen besitzen Information-Rights-Management-Lösungen eine komplette sowie permanente Zugriffssteuerung über den vollständigen Kreislauf der Geschäftsinformationen. Andererseits kann ein durchgängiger Informationsschutz im Zuge von flexibel veränderbaren Zugriffsberechtigungen gewährleistet werden.

Darüber hinaus können Firmen mit einem vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-System eine Reihe anderer Risiken begegnen:

Dazu zählen:

• Internetangriffe: Internetangriffe gehören, gemäß dem Risikobarometers der Allianz, zu den größten Geschäftsrisiken weltweit. Durch den Gebrauch einer Information-Rights-Management-Lösung gehen Internetangriffe ins Leere, da Internetkriminelle hinsichtlich Verschlüsselung keinen Zugang zu privaten Geschäftsinformationen erhalten.

• wirtschaftliche Schäden: Durch Datendiebstahl, Spionage und Sabotage entsteht der deutschen Wirtschaft, laut Bitkom, gegenwärtig ein jährlicher Gesamtschaden von 223 Mrd. Euro. Mit dem Einsatz einer gut aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Firmen wirtschaftliche Schädigungen unterbinden.

• Vertrauens- und Reputationsverlust: Werden IT-Sicherheitsverletzungen und Datenschutzvorfälle publik bekannt, müssen Unternehmen mit Reputationsverlusten planen, die aus negativer Medienberichterstattung abstammen können. So sorgten im letzten Jahr bekanntgewordene Datenlecks bei Facebook oder LinkedIn für Aufsehen. Mit dem Einsatz einer vorteilhaft aufgesetzten Information-Rights-Management-Lösung können Unternehmen die Vertraulichkeit und Integrität der digitalen wie auch privaten Geschäftsinformation sicherstellen, abgekoppelt von der Anzahl von Kopien und den Medien, worauf sie abgespeichert sind.

Trotz der unzähligen Vorteile die Information-Rights-Management-Systeme haben, können sie die Unternehmen weder vor analogen Bedrohungen und Attacken, zum Beispiel dem Abfotografieren des Bildschirmes oder etwa der Weitergabe eines ausgedruckten Dokuments, noch vor Angriffen, bei welchen die Identität eines Anwenders übernommen wurde, schützen.

Fazit!

Information-Rights-Management-Lösungen erlangen auf Grund der heutigen Bedrohungslage immer mehr an Relevanz.

Inzwischen gibt es eine Vielzahl bekannter Hersteller, die mit innovativen Information-Rights-Management-Lösungen auf dem Markt vertreten sind. Sämtlichen voran Microsoft mit Microsoft Azure Information Protection.
Microsoft Azure Information Protection ist bereits in sämtlichen Microsoft-Tools eingebaut und lässt sich mühelos mit einem Mausklick einschalten.

Wollen auch Sie Ihre privaten Geschäftsgeheimnisse mit der professionellen Information-Rights-Management-Lösung schützen? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema Information Rights Management oder Microsofts Azure Information Protection? Sprechen Sie uns an!

sales@itmedata.de

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