Besseres Teamwork und mehr Produktivität – mit Microsoft SharePoint kein Problem

27. Jun 23

Besseres Teamwork und mehr Produktivität – mit Microsoft SharePoint kein Problem

Microsoft SharePoint ist eine internetbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, welche von Microsoft erschaffen wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlicher Größenordnung verwendet – von kleinen über mittelständische Betriebe bis hin zu Konzernen – und bietet eine Reihe von Funktionen wie Dokumentenablage sowie -freigabe, Diskussionsforen, Blogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich diese Lösung lohnt, nehmen wir im folgenden Blog-Artikel unter die Lupe.

Die Lösung SharePoint aus dem Hause Microsoft wurde 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft entwickelt und ist seit 2003 als Teil des Microsoft Office-Konzepts verfügbar. SharePoint ist eine Plattform, welche Firmen selbst gestalten wie auch pflegen können. In einer SharePoint-Landschaft werden Beiträge wie Dateien, Webseiten, Dokumente und Informationen gespeichert und gemeinsam verwendet. Die Plattform selbst kann hausintern oder extern (oder eine Kombination aus beidem) gebraucht werden.

SharePoint kann entweder als webbasierte Anwendung im Rahmen einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) eingesetzt werden oder als On-Premise-Variante auf einem privaten Server oder in einer eigenen Cloud gehostet werden. Informationen zu den aktuellen Plänen & Preisen sind hier zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de

Einsatzzwecke von Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitstool kann von Firmen aller Formen genutzt werden. Es gestattet es, Inhalte, Dokumente und Dateien zu erstellen, zu editieren wie auch zu speichern.
Die Software wurde ursprünglich entworfen, um Intranets zu erzeugen, doch mittlerweile wird sie auch für Extranets und Intranet-Websites gebraucht. Darüber hinaus können Benutzer mit SharePoint ebenso an Online-Meetings beteiligt sein und Dokumente gemeinsam bearbeiten, was die Teamarbeit optimiert und vereinfacht. Mit der Suche lassen sich im SharePoint schnell und einfach wesentliche Infos finden – egal, ob es sich um eine Datei, ein Schreiben oder aber einen Webseiten-Link handelt.

SharePoint kann zudem für eine Menge von weiteren Zwecken genutzt werden, wie etwa der Automatisierung von Arbeitsabläufen oder einem Dokumentenmanagement, der Aufgabenverwaltung und Planung.

Die größte Stärke von SharePoint ist ungeachtet dem in den vergangenen Jahren stark gestiegenem Funktionsumfang immer noch das Anlegen von Intranets und vergleichbaren Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was hierzu gehört (Benutzerprofile, Kommentare etc.).

Alles in allem: SharePoint ist eine starke Plattform, die Unternehmen dabei supportet, Inhalte sowie Dokumente effizient zu verwalten und zu teilen.

Die wichtigen Funktionen von SharePoint zusammengefasst:

  • Geschäftsprozesse automatisieren
  • Daten speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten
  • Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erstellen
  • Informationen in Form von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen
  • Einbindung in weitere Microsoft-Office-Anwendungen

Warum sollte ich SharePoint nutzen?

Wie wir jetzt verstehen, ermöglicht SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu generieren, zu organisieren sowie zu teilen. Die Plattform bietet eine zentrale Stelle, an der Teams Informationen austauschen und an Projekten wirken können. Verwendet man SharePoint als Intranet, verbessert das die Interaktion und bietet außerdem die Chance, Wissen innerhalb des Unternehmens flink, effektiv sowie nachhaltig weiterzugeben.

Hiermit bietet der SharePoint etliche Nutzen für Firmen, darunter:

  • Optimierte Zusammenarbeit und Interaktion
  • Erhöhte Produktivität
  • Flexible sowie anpassbare Lösung
  • Optimierte Dokumentenverwaltung
  • Verbesserte Sicherheit wie auch Kontrolle

Ist SharePoint sicher?

Der Schutz Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutung. Speziell, wenn Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen sind, sind Daten wahrscheinlich Ihr höchstes Gut. Alle Daten, die Sie in SharePoint abspeichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie jene verlieren, haben Sie eventuell keine Chance, diese wiederherzustellen – die Plattform sollte also in jedem Fall sicher sein! Es darf nichts verschollen gehen und unbefugte Zugriffe müssen umgangen werden.

SharePoint bietet eine Vielzahl von Sicherheitsfunktionen, die dafür sorgen, dass die Daten sicher sind – irrelevant, ob Sie diese in der Cloud abspeichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu schließen, empfehlen wir folgende Maßnahmen:

  1. Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Anmeldevorgang zu SharePoint
  2. Administrator-Konten speziell schützen
  3. Berechtigungen sensibel erteilen
  4. Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint nutzen
  5. Mitarbeiterschulung im Bereich Datensicherheit
  6. Leitfaden für die externe Freigabe anlegen
  7. Externe SharePoint-Benutzer möglichst vermeiden sowie bei Verwendung überwachen

Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Firma benutzen wollen, kontaktieren Sie uns: Wir helfen Ihnen bei der Einrichtung sowie der SharePoint-Integration in die für Sie relevanten Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie auch, welche Art der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die ideale Entscheidung ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?

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