Umfragen verwalten und auswerten mit Microsoft Forms
Eine Umfrage zur Zufriedenheit der Kunden, ein Mitarbeiter-Quiz anlässlich des Firmenjubiläums oder aber die Abfrage von Essensvorlieben für ein Event: Immerzu öfter begegnen einem im (Arbeits-) Alltag leicht verständliche oder auch umfängliche Umfragen. Ein mögliches Instrument für eine Erstellung solcher Umfragen ist Microsoft Forms. Mit Microsoft Forms lassen sich verschiedenste Quiz, Fragebögen sowie Tests erstellen und evaluieren. Die Daten können am Ende bei Bedarf in Microsoft Excel transportiert und dort weiterbearbeitet werden.
Microsoft Forms ist ein cloudbasierter Dienst, welcher es Nutzern erlaubt, Formulare zu erstellen, auszufüllen und zu analysieren. Forms kann für eine Menge von Angelegenheiten genutzt werden, zum Beispiel um eine Befragung zur Kundenzufriedenheit auszuführen, einen Test zu erstellen oder Feedback von Mitarbeitern zu sammeln. Ein typischer Verwendungszweck ist auch die wissenschaftliche Umfrage im Rahmen einer Abschlussarbeit oder zu vergleichbaren akademischen Zwecken.
Microsoft Forms ist eine einfache, trotzdem leistungsstarke Umfrage- und Formular-Erstellungs-App, die in Office 365 inkludiert ist. Es ist ein großartiges Tool für kleinere Unternehmen, welche einfache Befragungen und Formulare erzeugen wollen, ohne dafür ein externes Tool erwerben zu müssen. Das Tool steht sämtlichen Kunden von Office 365 Education sowie allen Microsoft 365 Apps for Business-Kunden plus ebenso generell jeglichen Benutzern mit einem Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) kostenfrei zur Verfügung. Um das Werkzeug verwenden zu können, braucht man sich nur auf der Internetseite forms.office.com registrieren – schon kann man mit der Erzeugung von Umfragen, Tests und Abstimmungen beginnen!
Forms besticht durch eine klare Benutzerfreundlichkeit und liefert eine Menge von Designs und Umfrage-Vorlagen mit, die kostenlos genutzt werden können. Nach der Generierung einer Befragung kann man via Link andere Nutzer einladen, an der Befragung teilzunehmen – was mit beinahe jedem Webbrowser sowie mobilen Gerät machbar ist. Microsoft Forms liefert außerdem integrierte Analysen zur Bewertung der erhaltenen Antworten plus ermöglicht einen Datenexport nach Excel zur zusätzlichen Bearbeitung.
Welche Vorteile bietet Microsoft Forms?
Für sämtliche Kunden der Microsoft-Welt bietet Forms einen enormen Vorteil: Die Fragebögen sind stufenlos integrierbar in Excel, Teams, SharePoint und Co. So können zum Beispiel interne Umfragen unmittelbar in der Teams App beantwortet werden in den entsprechenden Räumlichkeiten, wo diese gebraucht werden.
Mit Forms lassen sich alle erhobenen Angaben in Nullkommanichts in Form von Echtzeitdiagrammen visualisieren – auf diese Weise kann man seine Resultate ebenso optisch optimal auswerten und die Ergebnisse weiternutzen, um diese zu präsentieren, in Meldungen einzufügen, auf der Website einzubinden, etc.. Außerdem ist Microsoft Forms in der Lage, automatische Berichte zu generieren – ziemlich clever! So lassen sich aus den theoretischen Befunden unmittelbar Maßnahmen folgern sowie Schlussfolgerungen ziehen.
Welche Nachteile hat Microsoft Forms?
Microsoft Forms ist zwar kostenfrei, hat allerdings eine Beschränkung im Umfang. Somit können Kunden mit Office 365 für Einrichtungen und Microsoft 365 Apps for Business bis zu 200 Formblätter erzeugen, bei welchen jedes Formular bis zu 50.000 Antworten erhalten kann. Diejenigen, welche Microsoft Forms-Benutzer über ein Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder auch Outlook.com) benutzen, können ebenso bis zu 200 Formulare erstellen, hier kann jedes Formular jedoch deutlich weniger Stellungsnahme haben: Bei gebührenpflichtigen Accounts sind es bis zu 1.000 Stellungsnahmen; bei kostenlosen Konten lediglich bis zu 200 Antworten.
In den häufigsten Fällen sollte dies reichen – in der Tat ist es ärgerlich, schon viel Mühe in eine Umfrage gesteckt zu haben, um anschließend herauszufinden, dass die Möglichkeiten zur Antwort nicht genügend sind und man in einem anderen Tool von vorne anfangen muss… Ratschlag für alle, die regulär Forms nutzen: Um „Platz“ für Antworten einzusparen, kann man schlichtweg vorhandene Antworten alter Befragungen in eine Excel-Arbeitsmappe bringen und diese anschließend aus der Umfrage entfernen.
Andere Nachteile von Microsoft Forms: Die Umfragen sind bloß bedingt wandlungsfähig und es stehen keine optionalen Features bereit. Außerdem gibt es eine eingeschränkte Menge an Fragen sowie Antwortmöglichkeiten.
Die besten Microsoft Forms Alternativen
Dienstleister von Umfrage- sowie Befragungstools gibt es zahlreich. Microsoft Forms ist daher bloß eines von sehr vielen. Die Konkurrenz ist also beachtlich. Zu den meistgenutzten Tools zählen SurveyMonkey, Doodle, Typeform, Jotform, Lime Survey, LamaPoll und Google Forms.
Während die Funktionsvielfalt bei allen Programmen ziemlich ähnlich ist, differieren die Preise gewaltig! Von kostenfrei bis mehreren hundert Euro monatlich ist absolut alles vorhanden. Hat man keine besonderen Anforderungen, reichen gebührenfreie Tools wie Microsoft Forms bestimmt aus – nur wenn es besonders wird, ist ein genauer Blick unerlässlich. Aber sofern es nicht notwendig ist, ist unser Rat: Sparen Sie sich den mitunter mühsamen Pfad durch den Software-Dschungel.
Sicherheit, Datenschutz & Compliance: Das müssen Sie wissen
Sämtlich Fakten aus den Umfragen, welche mittels Microsoft Forms erstellt und gebündelt werden, sind auf Servern in den USA sowie Europa abgespeichert. Für sämtliche Nutzer, die ihren Standort in Europa haben, werden ausschließlich europäische Rechenzentren verwendet, um die DSGVO einzubeziehen. Die Übertragung der Daten erfolgt ausschließlich verschlüsselt.
Demzufolge lässt sich sagen: Ja, die DSGVO-konforme Nutzung von Microsoft Forms ist machbar. Allerdings ist zu berücksichtigen, dass es bei Microsoft Forms nicht möglich ist, dass ein Administrator zentrale Compliance- und Sicherheits-Einstellungen durchführt, sondern vielmehr hat der Ersteller jeder Befragung selbst die Verantwortlichkeit, seine Umfrage DSGVO-konform zu erstellen.
Generell sollten bei einer Umfrage bloß tatsächlich benötigte Daten gesammelt werden – personenbezogene Daten, besonders sensibler Natur, haben dort gar nichts zu suchen! Außerdem ist ebenfalls bei anonymisierten Befragungen auf das zu schauen, dass keine Rückverfolgungen zu einer Person denkbar sind – führt man beispielsweise eine Umfrage in einem kleinen Kollektiv durch, in welchem es nur zwei Frauen gibt, so könnte die Unbekanntheit ggfs. nicht garantiert werden, weshalb die Fragestellung nach Geschlecht gemäß ausgespart werden müsste.
Zudem ist entscheidend zu wissen, dass beim Aufruf einer Umfrage, die durch Microsoft Forms erarbeitet wurde, im Vorfeld Daten gesammelt werden, beispielsweise die IP-Adresse, bei welcher es sich gemäß DSGVO um ein personenbezogenes Datum handelt. Bedauerlicherweise bietet Microsoft gegenwärtig kein Consent-Management an, welches eine Ermächtigung zum Setzen der Cookies einholt – dabei verwendet das Tool eine ganze Menge von Cookies! Möchte man das Programm DSGVO-konform nutzen, muss man also bezüglich der Cookies und dem Consent-Management selbst Hand anlegen.
Rat: Des Weiteren sollte ein zuverlässiger Datenschutzhinweis beim Beginn der Befragung auftreten. Die erste Frage sollte eine Einwilligung der Teilnehmer anfragen und beispielsweise folgendermaßen lauten: „Stimmen Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der beschriebenen Zwecke zu?“ – und bloß wenn der Teilnehmende ausdrücklich „Ja“ antwortet, darf die Befragung eigentlich starten.