Aufgaben-Listen digital & smart verwalten: Mit To-Do von Microsoft
Milch kaufen, Geburtstagspräsent für Anne besorgen, Rechnung Stadtwerke bezahlen, Angebot Musterfirma versenden – bis Montag! Der Alltag wimmelt von zu erledigenden Tätigkeiten, die es im Kopf zu behalten gilt. Um dabei nichts Wichtiges zu verpassen, eignen sich simple Todo-Listen oder bunte Klebezettel, auf welchen wir alle überfälligen Tasks aufschreiben können. Wer es eher online mag, dem stehen eine ganze Reihe von „Todo-Listen-Apps“ zur Verfügung. Wir schauen uns heute die Möglichkeit der Microsoft To-Do einmal im Detail an – und vergleichen sie mit seinem größten Mitbewerber Todoist.
In dieser komplexen Welt, welche ständig und überall unsere Aufmerksamkeit fordert, wirkt es quasi ausgeschlossen, sich absolut alles einprägen zu können. Die Lösung, um Übersichtlichkeit in dieses Chaos zu bringen: Todos aufschreiben und untereinander in Listenform sammeln – bereit, erledigt zu werden. Todo-Listen lassen sich ganz herkömmlich auf dem Papier in einem Block oder digital erstellen. Wer die Todo-Listen von unterschiedlichen Devices aus ansehen sowie ausführen können will, dem seien Todo-Listen-Apps empfohlen. Jene Werkzeuge helfen dabei, keine Sache mehr zu vergessen und versprechen mehr Produktivität und Organisation im Alltag.
Aus psychologischer Sichtweise ist es immens nützlich, offene Aufgaben aufzuschreiben – denn so können wir den Gedankengang vorerst ignorieren und uns mit mehr Fokussierung und ganzer Aufmerksamkeit unserer aktuellen Aufgabe hingeben, statt parallel zu versuchen, zig Punkte im Hinterkopf zu behalten. Erst einmal in einer Todo-Liste abgelegt, ist es also, als wenn wir im Task-Manager unseres Gehirns unnütze Vorgänge abhaken und auf diese Weise unsere Arbeitsspeicher-Kraft verbessern. Parallel hat das Abhaken von Aufzählungen auf einer Todo-Liste natürlich ein ungemein erfüllendes Gefühl! Es liefert Transparenz, lässt uns erfolgreich fühlen plus motiviert uns, die kommenden Aufgabenstellungen mit Elan anzugehen.
Mit Microsoft To-Do Aufgaben im Blick behalten
„Wunderlist“ galt lange als das beste Werkzeug rund um Aufgaben-Listen. Doch mittlerweile ist die Applikation nicht mehr erhältlich. Der Grund: Microsoft kaufte die App auf und ließ das Wissen dieser Lösung in seine eigene To-Do-Listen-Lösung einfließen.
Microsoft To-Do ist ein hilfreiches Tool, das einem hierbei hilft, Aufgaben zu arrangieren und zu bevorzugen. To-Do ist ebenso sinnvoll, um Terminierungen sowie Hinweise zu generieren. Es gibt eine Software-Option für den Webbrowser, als native Windows- plus macOS-Anwendung sowie als App (Android plus iOS).
Innerhalb von Microsoft To-Do lassen sich ganz einfach Aufgaben anlegen und abhaken. Um auch im Kollektiv gemeinsam tätig sein zu können, kann man den Tasks auch Bearbeiter zuweisen. Des Weiteren kann man Tasks nach Wichtigkeit, Erstellungsdatum oder anderen Kriterien sortieren. Für maximalen Komfort lassen sich ebenso Anmerkungen und Anhänge an Tasks heften. Selbstverständlich ist es ebenso machbar, Tasks mit Deadlines zu bestücken und sich Erinnerungen einzustellen. In einer Liste werden einem klar sämtliche Todos dargestellt – für einen noch besseren Überblick kann man diese anhand von Kategorien bündeln wie auch sortieren.
- Vorzüge von Microsoft To-Do:
- Einfache Einbindung in Microsoft 365 (z. B. zu Microsoft Outlook & Planner)
- Kostenlos für sämtliche Nutzer eines Microsoft-Zugangs
- Automatische Synchronisation von Tasks über das Office 365-Konto (wenn gewünscht)
- Apps für sämtliche Gerätschaften & Betriebssysteme erhältlich
- Nachteile von Microsoft To-Do:
- Unterschiedliche Konten werden unterstützt, können aber nicht zusammengeführt werden (d. h. man muss unter den Konten wechseln)
- Das Sharen von Listen zwischen persönlichen Konten sowie Businesskonten wird nicht unterstützt
- Bei vielen Aufgaben kann man den Überblick verlieren
Todoist vs. Microsoft To-Do: Ein Vergleich
Todoist wurde exakt wie Microsoft To-Do entworfen, um Tasks überschaubar im Auge zu haben sowie diese wirksam abarbeiten zu können. In der Funktionalität sind die zwei Tools sehr ähnlich – Todos erstellen, Hinweise einstellen, Fälligkeitstag hinterlegen, Prios setzen, Anmerkungen schreiben und Co. sind in beiden Softwares vergleichbar machbar.
Im Gegensatz zu To-Do ist Todoist allerdings nicht komplett kostenlos. Es gibt eine kostenlose Version, allerdings können in jener kostenfreien Ausführung keinerlei Notizen dazugefügt werden – dies ist nur in der kostenpflichtigen Premium-Ausführung machbar. Wer daher den identischen Funktionsumfang wie bei To-Do von Microsoft haben möchte, muss bei Todoist bezahlen. Dafür bekommt er dann jedoch auch eine – wie viele Anwender finden – bisschen modernere Nutzeroberfläche, wenngleich dies natürlich immer Geschmackssache ist.
Weiterer Nachteil für Todoist im Vergleich zu To-Do: Es gibt keine so nahtlosen Integrationsmöglichkeiten in bestehende Microsoft-Anwendungen wie Outlook. Wer ohnehin schon Microsoft-Office-Produkte im Gebrauch hat, für den ist To-Do deshalb empfehlenswert. Und wer mit To-Do an seine Limitierungen stößt, für den ist nicht Todoist eine potentielle Alternative, sondern eher das Programm Microsoft Planner, da Todoist von der Funktionsvielfalt nicht mehr offeriert als To-Do, auch wenn dieses kostenpflichtig ist.
Andere Alternativen zu Microsoft To-Do oder Todoist sind zum Beispiel die Anwendungen „Remember The Milk“, „Any.do“, „TickTick“ und „Trello“.
DSGVO & Microsoft To-Do: Wie und wo werden Daten aus Microsoft To-Do gespeichert?
Wer über den Einsatz von Microsoft To-Do als Aufgabenplanung nachdenkt und schon Microsoft 365 verwendet, hat sich bestimmt bereits mit den hiermit einhergehenden Datenschutzherausforderungen auseinandergesetzt. Denn: Der Einsatz von Microsoft 365 ist per se erstmal nicht DSGVO-standardisiert! Es besteht somit Handlungsbedarf, um den Arbeitseinsatz nach europäischem Recht sicher und von Rechts wegen gültig zu machen. Firmen, welche 365-Abonnenten sind und dies noch nicht erledigt haben, sollten es demzufolge schleunigst machen. Was im Detail zu tun ist? Eine Risikoeinschätzung mit einem Datenschutzbeauftragten, eine Abstimmung mit der Compliance Abteilung und eine strikte Angleichung des Services von Seiten der IT (Abschalten aller nicht dringend notwendiger Services und aller Dienste, welche nicht auf EU-Servern gehostet werden).
Wer schon seine Hausarbeiten gemacht hat, der kann beim Einsatz von To-Do entspannt durchatmen: Microsoft To-Do verwendet „Exchange Online“ zur Speicherung sowie Synchronisierung der Daten und selbige befinden sich auf inländischen Servern. Bedeutet konkret: Bei Verwendung von Microsoft To-Do werden sämtliche Angelegenheiten in einem Exchange Online-Postfach gesammelt, indem zum Beispiel auch Mails und Kontakte sind. Für einen Datenschutz ist dies vorteilhaft, dass für Exchange bereits mehrere Compliance- wie auch Sicherheitsregeln gelten angesichts des Datenverkehrs.
Der Datenaustausch findet bei To-Do übrigens ausschließlich verschlüsselt statt. Ein kleines Restrisiko dafür, dass womöglich personenbezogene Daten gesetzeswidrig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden übermittelt werden, bleibt jedoch bestehen beim Einsatz von To-Do – dagegen schafft bloß Abhilfe, möglichst wenig bzw. im Optimalfall keinerlei vertraulichen Daten in der Task-Management-Anwendung zu speichern.
