Microsoft Exchange Server: Welche Funktionen bietet er eigentlich?
Microsoft Exchange ist eine Kommunikations- wie auch Kollaboration-Plattform, die E-Mail, Kalender, Kontakte sowie Tätigkeiten unter einer einheitlichen Oberfläche zusammenfasst. Exchange bietet weitere Funktionen wie die Möglichkeit, Mails an andere Exchange-Benutzer zu schicken, Termine zu generieren und zu teilen, Kontakte zu organisieren und Aufgaben zu erstellen und zu überwachen.
Microsoft Exchange ist eine wesentliche Komponente von Office 365, dem cloudbasierten Dienst, welcher Benutzern die Option bietet, auf ihre E-Mails, Kalender, Kontakte sowie Aufgaben von jedem internetfähigen Gerät aus zurückzugreifen. Die Microsoft Exchange Cloud ist ein beliebter E-Mail-Service, welcher vielen Firmen eine verlässliche und sichere E-Mail-Lösung bietet. Mit der neuen Microsoft Exchange Cloud können Firmen ihre E-Mail-Konten in der Cloud hosten sowie so von überall auf ihre E-Mails zurückgreifen.
Microsoft Exchange ist jedoch viel mehr als ein E-Mail-System: Exchange umfasst auch Unified Messaging, E-Mail-Archivierung, intelligente Anti-Spam- und Anti-Viren-Filter und eine Anti-Viren-API für Antivirensoftware von Drittanbietern, Mail-Verschlüsselung mit S/MIME, eine umfangreiche Suchfunktion und vieles mehr.
Ein anderes relevantes Feature von Microsoft Exchange ist die Ressourcenverwaltung. Existierende Geräte wie Beamer oder Laptops, aber auch Firmenwagen, lassen sich Besprechungsräumen oder auch Teams zuweisen. Mit der Ressourcenverwaltung lässt sich sicherstellen, dass Meetings reibungslos verlaufen, da allzeit auch wirklich die korrekten Räumlichkeiten und Geräte zur Verfügung stehen.
Der Gebrauch von Microsoft Exchange hat viele Vorteile, so ist die Lösung beispielsweise anpassbar, mit unterschiedlichen Typen betreibbar, mit jedem Betriebssystem nutzbar und bringt eine tiefe Integration in die Microsoft-365-Office-Anwendungswelt.
Microsoft Exchange Betrieb: So geht’s
Es gibt zwei Arten, um die Groupware-Lösung Exchange zu nutzen: Auf dem hauseigenen Server oder mittels Cloud. Auch hybride Mischformen der Server-Inbetriebnahme und des Online-Services sind mit Exchange machbar. Entscheidet man sich für die Cloud-Version, kann man wahlweise die Microsoft Cloud auswählen oder Exchange auf Webservern von Drittanbietern hosten.
- On-Premise – Hosting auf dem eigenen Server: Um Exchange in die eigene, bestehende IT-Infrastruktur eingliedern zu können, sind die Serverlizenz sowie eine sogenannte Clientzugriffslizenz (Client Access Licenses, CAL) nötig. Nur wenn man beiderlei hat, ist man berechtigt, Microsoft Exchange auf der privaten Hardware in seinem Rechenzentrum zu nutzen.
- Exchange Online – Hosting in der öffentlichen Microsoft Cloud: Im Kontext des Onlinedienstes Microsoft 365 darf der Exchange Server in der Microsoft-Cloud gehostet werden. Um diese Variante gebrauchen zu können, braucht es eine sogenannte User Subscription License (USL). Hiermit ist man berechtigt, Microsoft Exchange Server als SaaS zu nutzen – gleichzeitig ist jedoch auch ein simultaner Betrieb im privaten Rechenzentrum gestattet, sodass sich variabel hybride Hosting-Szenarien realisieren lassen.
- Exchange-Server-Hosting – Hosting über eine DSGVO-konforme Public Cloud-Infrastruktur innerhalb Europas: Anstatt die Microsoft Cloud zu nutzen, kann man Exchange auch über einen Drittanbieter hosten. Webhosting-Provider oder auch IT-Dienstleister, die bei Microsoft jeweilige Lizenzen besorgt haben, bieten ein Exchange-Hosting oftmals in Form bedarfsgerechter Tarifpakete an, welche sich passgenau an die Bedürfnisse des Fachunternehmens anpassen lassen können.
Was für ein Nutzungsmodell ist denn nun am sinnvollsten für mich? Dies hängt größtenteils von der Dimension des Unternehmens ab. Für kleine bis mittelständische Firmen bieten sich cloudbasierte Services an, da diese meist weder über die Möglichkeiten noch über das notwendige Personal verfügen, welches für die Installation und Unterhaltung des Microsoft Exchange Servers notwendig sind. Wer höchste Überprüfung über Backups, Datenschutz und Co. haben möchte, für diesen kommt jedoch bloß der Betrieb im privaten Rechenzentrum in Frage – einzig bei dieser Betriebsvariante obliegt einem eine Datenhoheit, was wiederum für die Unternehmen ein zentraler Gesichtspunkt ist.
Ist Microsoft Exchange DSGVO-konform?
Microsoft Exchange bietet Nutzern eine ganze Reihe von Sicherheitsfunktionen, die ihnen dabei helfen, die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften zu versichern und Daten vor unbefugtem Zugang zu bewahren. Grundsätzlich lässt sich sagen: Exchange ermöglicht es Firmen, die Kontrolle über ihre E-Mail-Interaktion, ihre Kontakte und Termine zu behalten. Es kann sichergestellt werden, dass bloß autorisierte Leute Zugriff auf Daten bekommen.
Doch genügt das aus? Der Datenschutz ist heutzutage ein großes Themengebiet, vor allem für Firmen aus Europa. Mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind die Anforderungen an die Sicherheit personenbezogener Daten erheblich angestiegen. Auch Microsoft Exchange unterliegt selbstverständlich der DSGVO. Wer an dieser Stelle auf Nummer sicher setzen möchte, nimmt die On-Premise-Variante – bei dieser sind die Daten im eigenen Haus und man hat die maximale Datenhoheit. Fehlen einem dafür Mittel, dann bietet es sich an, Exchange über einen Anbieter in der Cloud zu nutzen. Aber Vorsicht: Das Rechenzentrum, in welchem die Daten gesichert sind, muss sich in Europa (für deutsche Unternehmen im besten Fall in Deutschland) befinden und nach ISO27001-zertifiziert sein!
Rund um das Thema DSGVO stellt Microsoft einen umfassenden Leitfaden bereit: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/admin/security-and-compliance/gdpr-compliance?view=o365-worldwide
Möchten Sie Microsoft Exchange verwenden oder Ihre existierende Umgebung optimieren? Um was es auch geht: Sprechen Sie uns gerne an!