Der Klassiker, wenn es um Mails geht: Microsoft Outlook unter der Lupe

Sobald es um E-Mails geht, ist Outlook aus der Computerwelt nicht zu ignorieren. Mit der Computersoftware von der Marke Microsoft lassen sich Mails empfangen, senden sowie übersichtlich ordnen, wodurch man stets einen Überblick über seinen elektronischen Posteingang behält. Obendrein lassen sich in Outlook Termine einrichten, Besprechungen organisieren sowie Kalender von anderen aufrufen – mit Outlook ist sehr viel möglich, was notwendig ist, um eigene Termine wie auch elektronische Briefe effizient zu organisieren sowie im Auge zu behalten. Die Computersoftware hilft hier, über die bedeutendsten Nachrichten wie auch Termine up-to-date zu bleiben – und dies sowohl im privaten als auch im Geschäfts-Umfeld.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, die jemals am Telefon gesagt wurden. Was der Inhalt der allerersten Mail war, weiß man unglücklicherweise nicht mehr so genau – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in diesem Augenblick nicht im Traum daran, dass Jahre nachher Millionen von solchen elektronischen Nachrichten vom einen Ende an das andere Ende der Welt geschickt werden könnten. Seine Grundidee war: Vorne würde der Name desjenigen stehen, für welchen die Mail gedacht ist. Hinten soll der Name des PCs stehen, der die Post bekommt. Um diese beiden Elemente miteinander zu vereinen und gleichzeitig klar voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, das es auf jeglicher Tastatur gibt, das aber in keinem Namen beinhaltet ist – weder in Vor- und Nachnamen, noch in Unternehmensnamen. Also kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Betracht.

So wurde 1971 das @-Zeichen vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Element der Mail-Kommunikation geboren, das aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegzudenken ist. Die erste E-Mail-Adresse der Welt lautete übrigens tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de. Der Entdecker hatte dadurch eine bahnbrechende neue Art der Kommunikation entwickelt. Aber bis die erste E-Mail auch in Deutschland ankam, dauerte es noch mehr als zehn Jahre: Erst 1984, was aus aktueller Perspektive gewiss noch gar nicht so lange her wirkt, wurde die allererste E-Mail in Deutschland in Empfang genommen. Adressat: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Universität Karlsruhe, welcher eine Grußbotschaft von einer amerikanischen Kollegin erhielt.

Damals war die E-Mail-Verständigung noch etwas, das bloß von Wissenschaftlern eingesetzt wurde. Ungefähr 20 Jahre später hat selbige Einzug in nahezu jeden Zuhause und jede Firma gehalten. Inzwischen versendet und empfängt im Prinzip jeder elektronische Post – im Jahr 2020 lag der Anteil der Deutschen, welche via E-Mail über das Internet kommunizieren bei ungefähr 87 Prozent. Aber nicht nur nahezu jeder verwendet die Art der Kommunikation, sondern auch die hohe Anzahl an E-Mails, welche verschickt und empfangen werden, ist ganz und gar beeindruckend: Fachkundigen Einschätzungen zufolge werden im Jahr 2022 insgesamt auf der ganzen Welt 333 Milliarden Mails verschickt werden. Oder um es in Zahlen auszudrücken: 333.000.0000.000 – ganz schön viele Nullen. Die E-Mail ist also aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken. Desto relevanter, dass deren Erzeugung wie auch das Empfangen dieses so zentralen Kommunikationsmittels für uns einfach läuft.

Was kann Outlook eigentlich?

Das Tool Outlook von Microsoft ist eine der bedeutenden Rundumlösungen weltweit, um Mails zu verschicken wie auch zu empfangen. Zusätzlich zu den Mailfunktionen bewährt sich Outlook indes ebenfalls zum Organisieren von Terminen, Leistungen, Kontakten sowie Notizen. Outlook ist Element des Microsoft-Office-Pakets und nicht nur für das System Windows, sondern auch für macOS betriebsbereit.Darüber hinaus gibt es Outlook-Apps für Android und iOS und einen Browser-Zugang, einen Outlook Web Access (OWA).

Konkret verfügt Outlook über diese Funktionen:

• Mail: Schicken, Empfangen und Verwalten von E-Mails inkl. Verschlüsselung von Daten.
• Kalender: Verwaltung und Planung von Termine, Besprechungen wie auch Events.
• Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten und anderen Informationen in Sekundenschnelle.
• Personen: Anzeige von Details zu Kontakten, sobald man mit der Maus auf einen Namen scrollt.
• Aufgaben: Verwaltung, Erstellung sowie Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘.

Übrigens: Outlook ist primär der Client zum sogenannten Exchange Server – einer von vielen Firmen eingesetzten Server-Infrastruktur für eine zentrale Ablage sowie Administration von Mails und Co. Outlook ist jedoch ebenfalls separat vom Einsatz eines Exchange-Servers nutzbar.

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Zunächst einmal verwenden Microsoft 365-Kunden das Design von Outlook werbefrei – eine wesentliche Sache, um im Arbeitsalltag fokussiert bleiben zu können. Außerdem ziehen sie einen Vorteil von erweiterten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Abschaltung nicht sicherer Links. Bedeutet: Outlook erkennt verdächtige Links in E-Mails, bei welchen es sich um Phishing oder Scam handeln könnte und zeigt bei einem Mausklick auf einen derartigen Link einen Warnhinweis an. Mögliche Viren, die sich im Anhang einer E-Mail befinden können, werden von Outlook gelöscht, damit sie überhaupt nicht mehr erst im Posteingang landen und Probleme anrichten können. Hierüber hinaus profitieren Microsoft 365-Kunden durch deutlich mehr Cloud-Speicher, dem Ransomware-Schutz auf OneDrive und einer Nachrichtenverschlüsselung auf sämtliche Daten im Postfach – egal, ob im Eingang bzw. bei den gesendeten Mails.

Fünf Tipps für effizienteres Arbeiten mit Outlook

In inländischen Firmen ist Outlook als Mail-Client stark verbreitet. Für Etliche ist es am Morgen das erste Computerprogramm, das sie öffnen und am Abend das allerletzte, das sie vor Feierabend schließen. Da derart viele Personen tagtäglich mit dem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, ist es Zeit für ein paar Empfehlungen und Techniken, die die Tätigkeiten mit Outlook erleichtern, einem Zeit ersparen oder schlichtweg helfen, den Posteingang leistungsfähiger im Blick zu behalten. Hier kommen 5 ausgesprochen geniale Outlook-Tipps, welche jeder Nutzer kennen muss:

1. Kalender teilen: Wer effizient zusammen im Team wirken will, der muss wissen, wann wer verfügbar ist, wann Projektteam A wo seine Besprechung hat und an welchem Datum der Klient für die Endkontrolle vorbeischaut. Alles das und noch einiges mehr lässt sich in Outlook über das Teilen von Kalendern realisieren. Hierbei lässt sich in Outlook steuern, was man aus seinem eigenen Kalender mit wem sharen möchte – so kann man frei entscheiden, inwieweit man alles teilen will oder beispielsweise bloß den Namen und Ort des Termins. Rat: Durch unterschiedliche farbliche Markierungen behält man mühelos den Gesamtüberblick über unterschiedliche Kalender anderer Personen sowie auch den eigenen Terminen.
2. Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeglicher Microsoft-Software verhelfen Tastenkombinationen zu erheblich mehr Effizienz beim Arbeiten. Anstelle von langem Suchen und Klicken kann man einfach einige Shortcuts verwenden und so reichlich Zeit einsparen. Man muss sie bloß kennen… Hier die wichtigsten Tastenkombinationen für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man unter den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) und Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine E-Mail schnell weiterleiten. Eine neue Mail kann man via Strg + N (New) generieren.
3. Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Anwendungen ein sehr hilfreiches Feature bereit, um den Eingang auf dem Smartphone automatisch nach wichtigen und nicht relevanten Mails zu ordnen – so sieht man mobil bloß das, was man auch tatsächlich sehen muss. Hierzu schlichtweg zwei Posteingänge anlegen: „Relevant“ sowie „Sonstige“. Damit Outlook die Mails selbst richtig zuweisen kann, ist es ratsam, am Anfang über die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ verwendet, desto schneller lernt Outlook dazu.
4. Individuelle Regeln erstellen: Wissen Sie, dass man in Outlook sogenannte Regularien erstellen kann? So lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Z. B. könnte man eine Richtlinie erstellen, welche alle eintreffenden E-Mails, bei denen im Betreff „Rechnung“ steht, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. Auf diese Weise erspart man sich dies jedes Mal manuell durchführen zu müssen.
5. Auszeiten dank „Nicht stören“: Im (Arbeits-) Alltag sind wir es gewohnt, dass allerorts dauernd Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedenste Töne uns Neuigkeiten oder eingehende Anrufe bekanntgeben und kleine Ziffern für ungelesene Nachrichten unsere Aufmerksamkeit an sich reißen. Für unser Gehirn ist dies reiner Stress. Umso relevanter, zwischenzeitlich mal wirklich abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder am Wochenende wirklich nutzen zu können, ist es ratsam, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion einfach mal für Funkstille zu garantieren. Dadurch hat man nach Arbeitsende oder am Wochenende schon mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- und Push-Benachrichtigungen ….

Möchten Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz wissen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

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