Der Klassiker, wenn es um Zusammenarbeit geht: Microsoft Teams unter der Lupe
Die Corona-Epidemie und das hiermit verbundene Home-Office-Gebot war für Microsoft Teams der größte Erfolgsfaktor jeher. Obgleich im November 2019 rund 20 Millionen jeden Tag die Kollaborationssoftware MS Teams verwendeten, stiegen die Zahlen ab März 2020, also ab Anfang der im Grunde weltweit geltenden Pflicht oder Empfehlung zum Home-Office, kontinuierlich rapide an. Etwa ein Jahr später, im April 2021 verbucht die Plattform sage und schreibe 145 Millionen Anwender täglich – ein in der Tat explosionsartiger Zuwachs. Doch warum hat die Software eigentlich durch die Etablierung des Home-Office so extrem Gewinn gemacht? Über welche Möglichkeiten verfügt Teams? Und ist die Teamlösung eigentlich zuverlässig?
Microsoft Teams ist eine Software, welche kleine und größere Gruppen oder auch Abteilungen dabei unterstützt, effizient sowie transparent im Team zusammenzuarbeiten. Das Tool ist also eine Kommunikations-, Arbeiten-, Besprechungs- und Termin-Plattform in einem. Sämtliche in MS Teams geteilten Daten stehen immer sämtlichen Teammitgliedern (gemäß ihrer Berechtigungen) bereit und lassen sich wesentlich bearbeiten und im Sinn der Transparenz von jedem kommentieren. Mit Teams wird es machbar, gemeinsam im Kollektiv an Dokumenten zu arbeiten, Video- wie auch Telefonkonferenzen zu tätigen und zu chatten – ob 1:1 oder in Gruppen. Damit erläutert sich zudem, warum MS Teams während der Corona-Pandemie sowie der hierdurch bedingten Tätigkeit aus dem Home-Office heraus solcherart starken Zulauf an neuen Anwendern hatte: Die Software hat alles, was man braucht, um als Team digital zusammenarbeiten zu können. Die 2017 herausgebrachte Software empfiehlt sich im Zuge dessen im Übrigen für sämtliche Unternehmensgrößen – angefangen beim Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zum Großkonzern, was wiederum ein weiterer Erfolgsfaktor dieses Kollaborationstools wäre.
Microsoft Teams ist Baustein der Abos von Microsoft 365. Verfügbar ist MS Teams für Windows, macOS sowie Linux ebenso wie iOS sowie Android – es funktioniert schließlich sowohl auf Computern als auch via mobiler App auf Smartphones und Tablets.
Was ist in Microsoft Teams enthalten?
Die Bezeichnung der Software lässt es bereits annehmen – Teams stehen bei der gleichnamigen Microsoft-Software eindeutig im Mittelpunkt. Ebendiese Teams können Abteilungen oder Projektteams sein, die lang, mittel- oder bloß kurzfristig existieren. Nebst Teilnehmern aus dem individuellen Betrieb können auch außerbetriebliche Individuen Teil eines solchen Teams sein, wie Dienstleister, Partner oder Kunden. Des Weiteren können Gruppen, derart heißen solche Einheiten in Microsoft Teams, offen und verschlossen sein – offenen Gruppen kann jeder beitreten, zu ungeöffneten Gruppen erhalten Sie lediglich Zugang, wenn ein Nutzer der Gruppe Sie einlädt.
Neben Gruppen gibt es in Teams noch Kanäle – das sind jene Orte, an denen Gruppen kommunizieren, Dokumente und Notizen speichern, Termine einrichten und vieles mehr. Innerhalb der Kanäle findet folglich im Wesentlichen die tatsächliche Arbeit statt. Jeder Anwender, welcher den Kanal abonniert hat, wird unaufgefordert über Neuerungen innert dieses Kanals up-to-date gehalten. Nennt (sog. taggen) ein Nutzer eine spezielle Person mit vorangestelltem @-Symbol, wird diese zudem zusätzlich informiert.
Um nahtlos mit den sonstigen Produkten der Microsoft-Familie agieren zu können, lassen sich in Teams Word, Excel, PowerPoint, OneNote sowie Access problemlos einbinden. Eine stufenlose Anbindung ist aber nicht bloß an Anwendungen aus der Microsoft-365-Welt möglich – auch andere Services wie YouTube, Wikipedia oder Twitter können Sie in Teams einfügen, um bloß manche der gegenwärtig über 50 Apps und Konnektoren zu nennen.
Man kann folglich via Teams sämtliche Dokumente im gleichen Augenblick miteinander bearbeiten und muss keinerlei Dateien mehr hin- und herschicken, weil diese zentral an einer Arbeitsstelle für alle zugänglich abgelegt sind. Als Ablageorte für Dokumente sind standardmäßig SharePoint oder OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft, möglich. Es lassen sich aber auch ohne Probleme andere Cloud-Plattformen wie Google Drive oder Dropbox nutzen als zentrale Speicherorte für die Dokumente, welche während der Teams-Sitzung hochgeladen sowie bearbeitet werden.
Zusätzlich zu den Kanälen gibt es Chats, in welchen sich zwei oder auch mehr Nutzer austauschen können. Weil sich Chats zudem mit Anhängen befüllen lassen, Sie Bilder senden wie auch sogar Dringlichkeitsstufen auswählen können, macht die Chat-Besonderheit von Microsoft Teams interne E-Mails in Betrieben komplett obsolet.
Der in Teams integrierte Kalender macht es möglich, Termine, Besprechungen und Events im Blick zu bewahren wie auch zu organisieren. Für maximalen Service sind Outlook-sowie Teams-Kalender jederzeit selbstständig synchron plus ein Einladen zu Teams-Meetings ist einfach aus Outlook raus möglich.
Mit ebenjener Kollaborationssoftware Teams lassen sich im Übrigen Video-Konferenzen planen wie auch umsetzen. Dabei ist selbstverständlich auch ein Teilen des Bildschirms realisierbar, ebenso wie Sie das vielleicht von Skype oder auch Zoom kennen. Genauso sind die Möglichkeiten Chat, Handzeichen sowie solch eine Aufzeichnung des Calls möglich. Teams hat ein modernes Feature: Es ist eine vollautomatische Transkription der Besprechung ausführbar.
… und indem Sie immer über all das, was in Teams passiert, informiert sind, gibt es den Newsfeed. Die Ansicht erinnert an Social Media Plattformen und zeigt im Feed sämtliche Informationen chronologisch sortiert an, welche relevant sind für jene Projekte, an denen Sie mitarbeiten.
Tipp: Wenn Sie Teams schon verwenden, geben Sie einmal „/wasistneu“ in Ihre Suchleiste ein – auf diese Weise erkennen Sie die neuesten Änderungen an der Software und können sich über neue Features im Rahmen von Teams auf dem Laufenden halten.
Wie sicher ist Microsoft Teams?
Sobald in einer Computersoftware die komplette interne Kommunikation und Dateien verschiedenster Sorte, zudem mit sensiblen Informationen, geteilt und weiterverarbeitet werden, ist logischerweise der Sicherheitsaspekt kritisch offenzulegen. Gewiss ist Microsoft sich dieser Zuständigkeit bewusst und schützt deshalb alle in Teams gespeicherten Dokumente mit der hauseigenen, proprietären Festplattenverschlüsselungsmethode BitLocker. Zudem kommt ein Distributed Key Manager zum Gebrauch, welcher dafür sorgt, dass nur berechtigte Nutzer Zugriff auf den Code haben, welcher nötig ist, um diese verschlüsselten Dokumente zu decodieren.
Um die sichere Übertragung der Daten zwischen dem Rechner des Anwenders und dem Rechenzentrum zu gewährleisten, findet eine wichtige TLS- und SRTP-Verschlüsselung statt.
Um unseren strikten europäischen Bedingungen gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu berücksichtigen, löscht Microsoft alle personenbezogene Daten, die ein Benutzer oder Verwalter in Teams gelöscht hat, binnen 30 Tagen – und natürlich an allen Speicherorten. Darüber hinaus bekommen Unternehmen die Option, deren in Teams verwendeten Daten auf Wunsch ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland zu speichern.
Teams ist mit gängigen regulierenden Sicherheitsstandards wie ISO 27001, 27018 oder HIPAA Business konform. Um die Standards einzuhalten, verfügt diese Software zum Beispiel über eine team- und organisationsweit im Active Directory konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung plus Single Sign-On. Dadurch ist selbst ein sicherer Gebrauch von Teams auf den persönlichen mobilen Endgeräten der Anwender möglich.
Wer super-sicher gehen will, kann zudem eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams installieren. So lässt sich sicherstellen, dass niemand – nicht mal Ordnungshüter oder aber Microsoft selber – Zugriff auf die in Teams gespeicherten Unternehmensdaten bekommt.
Wenn Sie Interesse haben, diese Verschlüsselung für Ihre Teams-Anwendung im Betrieb umzusetzen, sprechen Sie uns gerne an. Ebenso betreuen wir Sie gerne, wenn Sie Ihre Daten aus Teams beispielsweise in ein deutsches Rechenzentrum migrieren wollen. Wir sind Ihr Kundenberater rund um Microsoft Teams!
