Die Nummer Eins für Präsentationen: PowerPoint

Wenn es um das Präsentieren geht, ist PowerPoint die erste Software, welche einem in den Kopf fährt: Egal, ob es um Präsentationen vor zahlreichen Zuschauern geht, eine kleine Aufführung von Teilergebnissen aus einem Vorhaben, ein Aufzeigen von Kennzahlen im Geschäftsführermeeting oder eine Vortragsreihe von akademischen Befunden. Doch was steckt alles in diesem Programm, das schätzungsweise 30 Millionen Mal täglich rund um den Globus für PowerPoint-Präsentationen eingesetzt wird? Wir richten den Blick hinter die Kulissen der Software, welche den Overhead-Projektor (glücklicherweise) in die hintere Ecke verbannt hat.

Die Präsentationssoftware PowerPoint von Microsoft gehört außer Word und Excel zu den am häufigsten genutzten Lösungen des Microsoft-Office-Pakets. PowerPoint ist nicht nur für Windows, aber ebenfalls für macOS sowie als mobile Anwendung verfügbar. Und was kann diese Computersoftware? Nun, in PowerPoint kreiert man auf sogenannten Folien – der Overhead-Projektor grüßt – beliebige Inhalte, welche sich anschließend via Beamer oder auch Großbildschirm einem Auditorium zeigen lassen. Dabei kann man außer textlichen Inhalten auch Fotos sowie Videos auf den Folien einbinden. Dank diverser Möglichkeiten zur Animation kann man ein perfektes Timing zwischen Gesagtem und Gezeigtem umsetzen. Im Gegenteil zu den Präsentationsfolien eines Overhead-Projektors ist PowerPoint also interaktiver und wesentlich dynamischer. Es wird verwendet, um die Aussagen des Präsentierenden zu stützen oder darüber hinaus Fakten zu visualisieren, beispielsweise in Form von Tabellen, Ablauf-Diagrammen oder Fotos. Und gewiss liefert PowerPoint dabei ebenfalls etliche Möglichkeiten, jeder Aufführung einen einzigartigen Anstrich zu verleihen.

Von Apple zu Microsoft: Die Anfänge von PowerPoint

Im April 1987 wurde die erste Version der Präsentationssoftware, welche wir inzwischen als PowerPoint kennen, von den beiden Softwareentwicklern Bob Gaskins und Dennis Austin bekannt. Dennoch dazumal noch mit dem Markennamen „Presenter“ und nicht für oder von Microsoft, aber für den Apple Macintosh.

Erst drei Jahre nach dem Release, im Mai 1990, erschien die erste Windows-Ausführung von PowerPoint unter dem bekannten Markennamen. Was ist in dieser Zwischenzeit passiert?

Noch im selben Jahr, als die Ursprungssoftware Presenter für den Mac erschienen war, demzufolge 1987, übernahm Microsoft die Firma Forethought Inc., die das Computerprogramm erschaffen hatte. Der Kaufpreis: Rund 14 Millionen Dollar. Microsoft erkannte offenbar direkt das große Potenzial der Computersoftware, schützte sich daher schon wenige Monate nach deren Kundgabe die Rechte an der Kommerzialisierung und Weiterentwicklung der Präsentationslösung – noch bevor überhaupt abzusehen war, ob diese Anwendung ein Erfolg werden würde.

Auch wenn PowerPoint seit Jahren der Spitzenreiter in Sachen Präsentationssoftware ist, verfügt ebenso Apple seit 2003 über ein gutes Konkurrenzprodukt: Keynote. Diese Software beeindruckt vor allem durch die Simplizität sowie Anschaulichkeit in der Benutzbarkeit. Als gebührenfreie Alternative zu PowerPoint ist Impress als Element von OpenOffice sowie LibreOffice beliebt, welches von der Bedienung zwar ziemlich an Microsofts Präsentationslösung angelehnt ist, aber bei Weitem nicht denselben Funktionsumfang bietet. Wer Wichtigkeit auf eine deutsche Software legt, dem sei das Computerprogramm Presentations als Element der Softmaker-Office-Suite empfohlen.

Wie arbeitet man mit Microsoft PowerPoint?

Seit etlichen Jahren zählt Microsoft PowerPoint außer Word sowie Excel zu den meistgenutzten Anwendungen in Unternehmen – auch wie im Übrigen auch im privaten Bereich. Wir wissen bereits, dass man mit PowerPoint Präsentationen entwerfen kann. Aber was heißt das genau? Gibt es eventuell Funktionen, die man selbst als Anwender, welcher die Software regulär nutzt, eventuell bisher gar nicht kennt?

Also, wussten Sie zum Beispiel, dass man in PowerPoint statistische Resultate aus Excel direkt einbinden kann in Gestalt von anschaulichen Diagrammen oder Tabellen? Oder, dass man Folien ebenso einzeln in Word transportieren und dort damit weiterarbeiten kann? Die einzelnen Nutzungen aus der Office-Familie lassen sich optimal verbinden.

Ebenfalls eine bedeutende Funktion: Die Aufzeichnungsmöglichkeit. Auf diese Weise lassen sich Präsentationen mitschneiden sowie auch im Nachgang ein weiteres Mal ansehen oder mögen von Personen angeschaut werden, welche bei der tatsächlichen Präsentation nicht anwesend sein konnten. Und für alle Experten sei zusätzlich ergänzt, dass PowerPoint sich mit Hilfe VBA-Script darüberhinaus vollumfänglich an individuelle Erfordernisse anpassen lässt und man Prozesse automatisieren kann.

Lustiger Fact: Es gab übrigens nie eine Office-Version 13 – diese wurde bezüglich Bedenken wegen Triskaidekaphobie, dementsprechend der Angst von Menschen vor der Zahl 13, ohne Zögern schlichtweg übersprungen. Heißt: Nach Version 12 (Microsoft Office 2007) folgte Version 14 (Microsoft Office 2010).

Holen Sie mehr raus aus PowerPoint

Eine in PowerPoint erstellte Präsentation kann noch derart toll gestaltet sein – wenn der Referent den Content nicht gut rüber bringt, ist die Präsentation am Schluss trotzdem nicht gut. Die Software kann demnach immer bloß dabei assistieren, den Content verständlicher zu machen oder aber Gesagtes zu veranschaulichen. Neben einer optimalen PowerPoint-Präsentation bedarf es für einen wirklich gelungenen Vortrag also vor allem einer angemessenen Redekunst des Sprechers – nichts ist einschläfernder als ein Referent, der lediglich Inhalte von Folien abliest, welche dabei noch mit Unmengen an Text vollgepackt sind…

Ein Erfolgsrezept für eine ideale PowerPoint-Präsentation existiert bedauerlicherweise nicht, hierfür sind die Verwendungszwecke dieser Software einfach zu vielfältig. Die aufgeführten Empfehlungen assistieren aber dennoch, bei der nächsten Vorführung beim Auditorium zu begeistern – sowie gleichzeitig kostbare Zeit bei der Erstellung der ppt-Datei zu sparen:

1. Folienmaster nutzen: Über den Folienmaster lassen sich aktuelle Folienvorlagen für PowerPoint erstellen, die im Corporate Design des Unternehmens designed sind. Es handelt sich hierbei um wiederkehrende Elemente wie das Logo, welches sich zum Beispiel auf jeder Folie oben in der Ecke befindet, auch wie eine einheitliche Bestimmung von Farbtönen und Schriftarten auf allen Folien. Einmal angefertigt, lassen sich dank Folienmaster PowerPoint-Präsentationen unter Einhaltung des Corporate Designs mit einheitlichem Design im Handumdrehen entwerfen.
2. Animationen & Effekte gezielt einsetzen: Anstatt schnell nur von dieser zur nächsten Folie überzugehen, kann man in PowerPoint zwischen verschiedenen Arten von Übergängen wählen. Die Computersoftware bietet diverse unterschiedliche Übergänge an, wie man sie auch von Computerprogrammen für Diashows oder von Videoschnittprogrammen kennt. Verbunden mit der Option, Animationen für jede Art von Objekten erstellen zu können, kann die PowerPoint-Präsentation gesamt etwas ruhelos werden. Hier gilt: Weniger ist mehr. Ein bewusst eingesetztes Vergrößern im genau richtigen Zeitpunkt zum Beispiel kann die Teilnehmer absolut faszinieren und den Blickpunkt der Konzentration ganz bewusst auf etwas lenken– ständig wechselnde Übergänge bei jeder Folie hingegen stören eigentlich und wirken unprofessionell.
   
   
3. Vorlagen verwenden: Microsoft bietet auch für PowerPoint etliche Vorlagen mit unterschiedlichsten Layouts für jeden Anlass an, welche man als Benutzer gratis benützen kann. Die Präsentationsvorlagen reichen von objektiv-schlicht über innovativ bis hin zu verspielt oder beherbergen verschiedene Design-Details wie Beispielzeitachsen oder Infografiken, welche an die individuellen Bedürfnisse angeglichen werden können.
   
   
4. Große PowerPoint-Dateien komprimieren: Insbesondere, wenn viele Bilder oder Videos im Spiel sind, können PowerPoint-Dokumente tatsächlich mal äußerst riesig werden. Das ist ungeeignet, wenn man die Vorstellung etwa per E-Mail versenden will. Man kann die Dimension von PowerPoint-Dateien ohne Qualitätsverlust komprimieren, indem man die darin integrierten Fotos, Videos sowie Audios komprimiert, 3D-Modelle entfernt (diese sind sehr ressourcenintensiv), die ppt-Datei in ein PDF-Dokument umwandelt oder die Datei am Schluss „zippt“. Wie dies detailliert geht, kann man beispielsweise hier nachschauen: https://slidelizard.com/de/blog/reduce-powerpoint-file-size.
   
   
5. Einen Presenter nutzen: Im Normalfall schaltet man mit Maus oder Tastatur zur folgenden Präsentationsfolie. Wer ein kleines bisschen mehr Freizügigkeit für stärkere Gestikulation braucht, dem sei der Gebrauch eines Presenters geraten. Das ist eine kleinere Fernsteuerung, mit der man auf die nächste Folie schalten kann, ohne sich nahe des PC’s aufzuhalten. Derartige Apparate sind schon für ein paar Euro zu haben, wirken sich aber in der Regel äußerst positiv auf eine Vortragsweise aus.
   
   
6. Schriftarten einbetten: Da hat man eine perfekt formatierte Präsentation erstellt, öffnet sie an einem anderweitigeren PC als gewohnt und stellt fassungslos fest: Vieles ist verrutscht, eine davor ausgewählte Schrift wurde durch eine Standard-Font verdrängt. Der Grund: Es wurde eine benutzerdefinierte Schriftart verwendet, die auf dem PC nicht installiert ist. Um das Dilemma zu lösen, ohne auf persönliche Fonts verzichten zu müssen, kann man die Schriftarten einbinden. Dazu geht man zu Datei > Optionen > Speichern und hakt dort die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“ an, wählt darunter noch „Alle Zeichen einbetten“ aus und übernimmt die Änderungen mit einem Klick auf „OK“. Somit sieht die Präsentation auf jedem PC exakt so aus, wie man will.

Wollen Sie PowerPoint in Ihrem Unternehmen noch effizienter einsetzen und bessere Ergebnisse erzielen? Oder haben Sie Fragen zum Gebrauch der Präsentationssoftware? Dann nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf.

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