Für welche Unternehmen ist der Microsoft Planner sinnvoll?

16. Jan 23

Für welche Unternehmen ist der Microsoft Planner sinnvoll?

Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Programm, das Firmen dabei hilft, Tätigkeiten wie auch Projekte optimierter zu planen und zu beobachten. Es ist mühelos zu bedienen und gestattet es, die Arbeit besser zu verwalten. Für wen die Cloud-Software-Lösung interessant ist, was der Microsoft Planner alles kann und ob sie DSGVO-konform ist, lesen Sie in diesem Text.

Zusammenarbeit simpel gemacht: Das ist das Ziel von Microsoft Planner. Das Tool gibt den Usern eine Möglichkeit in die Hände, mit der sie die Teamarbeit sowie alle anfallenden Aufgaben einfach verwalten und überblicken können. Mit Planner kann eine Gruppe mühelos neue To-dos erzeugen, Aufgaben sortieren und zuordnen, Dokumente freigeben, gegenwärtige Aufgaben im Chat diskutieren und sich über Fortschritte auf dem Laufenden halten. Kurzum: Mit dem Planner von Microsoft kann man Tätigkeiten entwerfen, zuordnen und verfolgen. Ebenfalls lassen sich Notizen wie auch Anhänge ergänzen, um die Arbeit noch optimierter zu planen.

Den Microsoft Planner zu verwenden ist eine gute Gelegenheit, um die Leistungsfähigkeit im Betrieb zu steigern. Es ist ein simples und intuitives Tool, das jedem Kollektiv nützen kann, Tätigkeiten zu planen, zu ordnen wie auch zu verfolgen. Mit dem Microsoft Planner lassen sich Leistungen in strukturierte Auflistungen einteilen wie auch Fälligkeitsdaten bestimmen, die User immer transparent im Überblick haben und noch dazu an deren Einhaltung sie über individualisierbare Benachrichtigungen erinnert werden.

Microsoft Planner ist für alle Business-Abonnenten von Microsoft 365 kostenfrei erhältlich. Das Programm ist erhältlich für Windows und auch Mac, als Web-Anwendung für den Browser und auch für mobile Endgeräte (Android & iOS).

Die Eigenschaften von Microsoft Planner im Check:

  • Visuelle Organisation von Arbeit, Aufgaben & Terminen
  • Verwaltung aller Aufgaben zentral an einem Ort
  • Organisation von Teamarbeit
  • Zuweisung von Aufgaben
  • Entwurf von Kanban-Boards mit detailgenauen Aufgabenkarten
  • Interaktion und Austausch mit anderen Benutzern
  • Einfügen und Freigeben von Dateien
  • Erstellung und Erfüllung von Checklisten
  • Statusverfolgung über visuelle Diagramme
  • Sichere Datenspeicherung auf der Microsoft Cloud
  • Gebührenfrei erhältlich für Business-Abonnenten von Microsoft 365

Welche Vorteile bietet Microsoft Planner?

Ist Microsoft Planner an und für sich das gleiche wie Microsoft To-Do? Ganz eindeutig: Auf keinen Fall. Microsoft To-Do ist genauso eine Software-Option von Microsoft, in der Tat ist diese eher als simpele To-Do-Liste für einzelne Personen geeignet. To-Do ist in seiner Vielschichtigkeit und in seinen Features erheblich minder umfangreich und auch nicht für Teamarbeit brauchbar. Der Microsoft Planner hingegen ist perfekt tauglich für Projekte von kleinen bis mittelgroßen Teams. Für hochkomplexe Projekte und sehr große Teams bietet es sich möglicherweise mehr an, die Option Microsoft Project Online einzusetzen, weil der Planner dort irgendwann an seine Grenzen stößt.

Microsoft Planner begünstigt im Übrigen agile Arbeitstechniken wie Kanban oder Scrum. Es bietet zum Beispiel ein Kanban-Board, auf dem sich Aufgaben ganz mühelos per Drag & Drop hin- und herschieben lassen. Sein volles Potential bringt die Lösung, wenn es im Team gebraucht wird. Insbesondere für kleine oder mittelständische Unternehmen kann Planner eine Möglichkeit sein, die Leistungsfähigkeit zu steigern und die Kommunikation im Team deutlich zu optimieren.

Vergleichen lässt sich das Aufgabentool von Microsoft am meisten mit Software-Lösungen wie Trello, Asana oder Jira. Im Unterschied zu diesen hat der Planner aber den immensen Vorteil, dass dieser übergangslos integrierbar ist in das Microsoft-Ökosystem – es gibt daher gegebene Schnittpunkte zu Outlook, SharePoint und Microsoft Teams. Für Firmen, die daher bereits eines oder mehrere dieser Programme einsetzen, ist der Planner eine sinnvolle Ergänzung ihrer Softwarelandschaft. Zumal der Einsatz als Inhaber eines Business, Enterprise oder Education Office 365-Abonnements kostenlos ist, sodass keine zusätzlichen Lizenzkosten aufkommen für den Einsatz von Microsoft Planner als Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tool.

Ist Microsoft Planner DSGVO-konform?

Wer darüber nachdenkt, den Microsoft Planner als Aufgabenplaner zu benutzen, ist wahrscheinlich ohnehin schon Microsoft 365 Benutzer und hat sich mit den damit eintreffenden Datenschutzthematiken beschäftigt. Für alle 365-User, die sich dem Thema DSGVO noch nicht gewidmet haben, sei an dieser Stelle deutlich gesagt, dass sie das dringend nachholen sollten, da ein Gebrauch von Microsoft 365 ohne bestimmte Handlungen nicht zwangsläufig rechtens ist nach europäischem Recht.

Wir raten allen Microsoft 365-Usern unbedingt eine Risikobewertung zu machen sowie außerdem im Hinblick auf den Datenschutz eine strikte Anpassung des Services zu leisten. Soll bedeuten: Deaktivieren Sie in jedem Fall alle Dienste, die Sie nicht unbedingt brauchen. Und, was durchaus komplexer, doch wesentlich notwendiger ist: Deaktivieren Sie alle Dienste, welche nicht auf EU-Servern gehostet werden.

Wer bereits die Hausaufgaben beendet hat, der kann beim Einsatz von Planner entspannt aufatmen: Die Daten von Microsoft Planner werden in Irland und/oder den Niederlanden gelagert, dementsprechend in der EU. Ein kleines Restrisiko dafür, dass möglicherweise personenbezogene Daten gesetzeswidrig an amerikanische Strafverfolgungsbehörden übertragen werden, bleibt allerdings. Jener Punkt ist aber bei Einsatz der Alternativlösungen zu Planner, also Trello, Asana und Co., relativ ähnlich.

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