IT-Onboarding: Neue Arbeitnehmer wirksam sowie sicher integrieren!

21. Feb 22

Es existiert keine zweite Möglichkeit für einen ersten Eindruck – dies gilt heute im Besonderen im Geschäftsleben. Damit frisch eingestellte Fachkollegen nicht bereits schon während der Bewährungszeit wieder kündigen, ist ein strukturiertes Onboarding unter Einbeziehung verschiedener Arbeitsbereiche, besonders der IT, unerlässlich. Was Geschäftsbetriebe beim Eingliederungs-Ablauf aus Sicht der IT berücksichtigen sollten, erfahren Sie im untenstehenden Beitrag.

In einer kompetitiven Marktumgebung, in welcher geschulte Angestellte immer häufiger ihren Job wechseln, wird ein gut organisiertes und wohlüberlegtes Onboarding immer bedeutender. Zum einen erlaubt es einen guten Ausgangspunkt und darüber hinaus eine nachhaltige Einbeziehung neu eingestellter Kollegen in das Unternehmen, zum anderen profitieren Firmen durch eine gesteigerte Effizienz wie auch eine wirksamere Mitarbeiterbindung ebenso wie die auf diese Weise sinkenden Fluktuationskosten.

Laut der kürzlich erschienenen Studie „Onboarding im Wandel“ erstellt von Haufe haben zwischenzeitlich 83 % der betrachteten Unternehmen verstanden, dass in Zeiten des Fachkräftemangels das Onboarding elementar ist, um neu gewonnene Kollegen direkt ins Unternehmen zu integrieren sowie dauerhaft zu halten. Zur selben Zeit sind sie davon überzeugt, dass die Fluktuation im Einstellungsjahr durch verwendete Onboarding-Maßnahmen gemindert werden konnte. 93 Prozent der Unternehmen sind des Weiteren der Auffassung, dass durch gezielte Einarbeitung die soziale Integration der hinzugewonnenen Beschäftigten optimiert und akzeleriert werden kann. 92 % der Unternehmen stimmten darüber hinaus zu, dass dies ebenso für die fachbezogene Integration angenommen werden kann.

Ungeachtet dieser Onboarding Instrumente erzählen 30 % der Firmen von Cases, in denen frisch unter Vertrag genommene Mitarbeiter noch vor dem ersten Werktag wieder abgesprungen sind. Vermutlich, weil sie sich wenig willkommen gefühlt haben, grundsätzlich an der neuen Arbeitsstelle gezweifelt oder vom neuen Arbeitsherren bis zum 1ten Werktag nichts mehr vernommen haben?

Deshalb reicht es in diesem Zusammenhang nicht, die neu gewonnenen Fachkollegen mit einem warmen Händedruck am Eingang zu erwarten – vielmehr sind sinnvolle Onboarding-Methoden relevant, welche in den Kalenderwochen und Tagen vor dem Arbeitsstart des neu gewonnenen Angestellten genutzt werden. In diesem Zusammenhang zählt auch das IT-seitige Onboarding.

Auf den Anfang kommt es an!

Mittlerweile ist annähernd jegliches Unternehmen auf eine intakte IT-Infrastruktur angewiesen. Sei es für Aufgaben eines einzelnen Mitarbeiters, die Verwaltung und Steuerung von Tätigkeiten und auch Unternehmensprozessen oder die Verständigung innerhalb der Abteilungen, zu Unternehmenskunden oder etwa mit Großhändlern.

Insofern ein vollständig ausgestatteter Büroplatz nicht allein für einen ersten positiven Eindruck sorgt, sondern zudem für die zukünftige Weiterentwicklung und die Produktivität eines Beschäftigten elementar ist, nimmt die Unternehmens-IT-Infrastruktur beim wirkungsvollen Onboarding eine elementare Rolle ein.

Beim Onboarding ist die Betriebs-IT in erste Linie dafür verantwortlich, dass der Büroarbeitsplatz eines hinzugewonnenen Arbeitnehmers vor dessen Jobantritt aufgesetzt wird. Hierzu gehören zusätzlich zu dem Bestellen und dem Bereithalten der bestmöglichen Endgeräte, die Inbetriebnahme und das Konfigurieren aller benötigten Softwareapplikationen, Zugänge wie auch Berechtigungsstrukturen. Im Übrigen müssen u.a. Security-Awareness-Seminare für die Themen IT-Security und Informationsschutz erstellt und terminlich festgelegt werden, um die neu gewonnenen Arbeitskollegen von Anfang an für sicherheitsbedeutsame Fragestellungen empfänglich machen und bestärken zu können.

Übersehen Sie beim Onboarding auf keinen Fall die Unternehmens-IT!

Bis heute gibt es etliche Unternehmen, in denen das IT Onboarding nicht hinreichend einbezogen wird. Dabei kann sich ein ungeplantes oder schlechtes Onboarding-Vorgehen nachteilig auf die Mitarbeitereingliederung auswirken und zuweilen ein Risiko für die IT-Security, Information Security, Internetsicherheit ebenso wie den Datenschutz darstellen.

Aus diesem Grund ist das IT Onboarding für ein Unternehmen dringend erforderlich.

Im Zuge dessen hat sich aus informationstechnologischer Sicht im Onboarding das folgende Vorgehen bewährt:

  1. Auswahl der passenden Endgeräte

Bei der Wahl der optimalen Computerkomponenten ist zu beachten, dass alle Firmenbereiche sowie deren Leiter von der IT-Abteilung, über die Personalleitung bis hin zur Fachabteilung in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden.
In einem gemeinsamen Gespräch gilt es zu vereinbaren, welche Hardware, Peripheriegeräte wie sonstigen Zubehör der neue Kollege verwenden soll. Ist diese Hardware nicht verfügbar, muss sie von der IT in Rücksprache mit der Beschaffungsabteilung bestellt werden. Wenn die Hardware vorhanden ist, erfolgt die Ausstattung des Büroarbeitsplatze mit dem nötigen Arbeits-Equipment sowie die Inbetriebnahme sowie Überprüfung der Online- und Telefonverbindung.

  1. Identifizierung der benötigten Softwarelösungen ebenso wie der Nutzungsrechte.

Zeitgleich zur Ausstattung des physischen Arbeitsplatzes soll die notwendige Computersoftware ausgemacht werden. Je nach Stellenprofil verwendet der neue Beschäftigte nebst den herkömmlichen Applikationen wie z.B. Microsoft Office auch speziellere Softwarelösungen, wie unter anderem ein ERP-System, Photoshop oder bspw. InDesign. Die Betriebs-IT wird im Vorhinein überprüfen, ob Benutzerlizenzen gekauft bzw. hinzufügt werden müssen. Als nächstes gilt es, die Tools zu installieren, die Benutzerberechtigungen zu verteilen und das E-Mail-Benutzerkonto des hinzugewonnenen Mitarbeiters einzurichten.

  1. Einrichtung der Arbeitszeiterfassung

Gemäß einem Urteil des europäischen Gerichtshofes (https://www.haufe.de/personal/arbeitsrecht/pflicht-zur-umfassenden-arbeitszeiterfassung_76_484268.html) vom 14.Mai 2019 sind Betriebe verpflichtet, Werkzeiten von Arbeitnehmern zu erfassen. Aus diesem Grund sollte für jeden neuen Beschäftigten ein individuelles Zeitkonto angelegt werden, um dessen Zeiten direkt vom allerersten Werktag an registrieren zu können.

  1. Freischaltung der Zutrittskontrolle

In einigen Firmen wird die Zugangskontrolle technologisch geführt. Die IT-Abteilung sollte die berechtigten Geschäftsbereiche freischalten, damit der neue Mitarbeiter nicht vor verschlossenen Türen steht.

  1. Bereitstellung, Administration und Absicherung mobiler Endgeräte

Zahlreiche Unternehmen bieten ihren Arbeitnehmern für das flexible Arbeiten die Benutzung portabler Devices. Wird ein neu gewonnener Arbeitskollege mit einem mobilen Endgerät wie etwa einem Notebook, einem Pad oder einem Smartphone versehen, sollten solche Devices in einer Mobile-Device-Management-Lösung verwaltet werden. Um die Sicherheit beim mobilen Tätig sein zu verbessern, sollten die genutzten Geräte insbesondere durch eine Virenschutzsoftware, ein Firewall-Sicherungssystem, eine Multi-Faktor-Authentifizierung und eine Hard Drive Encryption gesichert werden. Des Weiteren sollte ein Virtual Private Network, abgekürzt VPN, aufgesetzt werden, um neuen Kollegen einen geschützten Fernzugriff auf das Betriebsnetzwerk zu erlauben.

  1. Briefing sowie Seminare zu sicherheutsbedeutsamen Themengebieten

Beim Stellenantritt erfolgt die IT-seitige Unterweisung des neuen Arbeitnehmers in die Technik, Softwareanwendungen ebenso wie die IT-Sicherheit. Gleichermaßen sollte die Firmen-IT den hinzugekommenen Kollegen mit den Regeln für die Internetnutzung wie auch mit dem unternehmenseigenen Datenschutzkonzept vertraut machen. Darüber hinaus sollten in den 1ten Beschäftigungsmonaten Security-Awareness-Workshops für die Bereiche IT-Security und Datenschutz terminlich festgelegt und vorgenommen werden, um die beginnenden Arbeitnehmer von Anfang an für sicherheitsrelevante Fragestellungen empfänglicher machen und interessieren zu können.

Für den ersten Eindruck gibt es nur eine Chance!

Gerade in den 1ten 100 Tagen ist die Gefahr hoch, dass neu eingestellte Beschäftigte wieder abspringen. Des Öfteren werden dafür laut der kürzlich erschienenen softgarden-Studie „Probezeit für Arbeitgeber“ ein ungutes Betriebsklima, falsche Erwartungen an die Kultur des Unternehmens sowie die Unzufriedenheit mit dem herrschenden Managerstil als Gründe angegeben.

Aufgrund dessen ist es notwendig, dass neue Beschäftigte besonders in der Anfangszeit mittels eines sinnvoll durchgeplanten und systematisch aufgebauten Onboarding-Prozesses an die Hand genommen und in das Unternehmen eingegliedert werden.

Möchten auch Sie verstehen, wie Sie ein wirkungsvolles sowie leistungsfähiges IT-seitiges Onboarding einführen können, welches es sämtlichen Beschäftigten erlaubt, auf unkomplizierte sowie informative Weise durchzustarten? Dann stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

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