IT-Wissensmanagement: Wie gelingt IT-Wissensmanagement im Unternehmen?
Heutzutage wandelt sich das implizite und explizite IT-Wissen ständig. Erschwerend kommt dazu, dass das kostbare IT-Wissen zunehmend in verschiedenen Formen und an unterschiedlichen Orten aufbewahrt wird, etwa in E-Mails, Datenbanken, Support-Tickets oder auch in den Köpfen der IT-Mitarbeiter*innen. Vor allem in Hinsicht auf den demografischen Umbruch ist es für Betriebe unerlässlich, eine gut intakte IT-Wissensmanagementstrategie zu etablieren. Weil nur auf diese Weise können sie sicherstellen, dass kurzfristige und nötige Entscheidungsgrundlagen weiterhin rechtzeitig getroffen werden können. Was Wissensmanagement genau heißt und welche Aufgaben eine gut funktionierende Wissensmanagementstrategie umfassen sollte, erfahren Sie in dem folgenden Beitrag.
Fast kein anderes Phänomen hat heute so viele wie auch langanhaltende Folgen auf die Betriebe, wie der demografische Wandel. Zum einen führt dieser zu einem Mangel qualifizierter Nachwuchskräfte sowie Fachkräfte. Zum anderen steht er für massive Wissensverluste durch die wachsenden Fluktuationsraten sowie das altersbedingte Ausscheiden etlicher Arbeitnehmer*innen aus dem Berufsleben.
Die Ergebnisse einer gegenwärtigen Studie des Wirtschaftsforschungsinstituts Prognos für die Vereinigung der Bayerischen Wirtschaft zeigen, dass bereits im Jahr 2025 2,9 Millionen Facharbeiter am deutschen Berufsmarkt fehlen werden. Im Jahr 2031 wird die Leerstelle mit 3,6 Millionen nicht vorhandenen Facharbeitern ihren Höhepunkt erlangen.
Vor diesem Hintergrund ist es für Unternehmen essenziell, das kostbare Wissen der Wissensträger strukturiert festzuhalten und die nachfolgenden Arbeitnehmer*innen damit fortzubilden – im Besonderen im IT-Bereich.
Ein erprobtes Medium dafür ist agiles IT-Wissensmanagement!
Definition: Was bedeutet der Begriff IT-Wissensmanagement?
Unter dem Ausdruck „IT-Wissensmanagement“ oder auch „Knowledge Management“ werden alle strategischen und operativen Tätigkeiten eines Betriebs verstanden, die den Erwerb, die Nutzung, die Weitergabe und die Speicherung von IT-Wissen optimieren.
Im Zuge dessen werden zwei Arten von Wissen differenziert: explizites sowie implizites IT-Wissen.
- Explizites Wissen: Beim expliziten IT-Wissen dreht es sich um dokumentiertes und reproduzierbares IT-Wissen, wie zum Beispiel Arbeitsanweisungen oder etwa Berichte.
- Implizites Wissen: Beim impliziten IT-Wissen währenddessen handelt es sich um Wissen, das auf der Eingebung, den Erfahrungen und dem Können einzelner IT-Facharbeiter basiert. Demnach ist dieses nur in den Köpfen der IT-Wissensträger gespeichert und daher schwer reproduzierbar beziehungsweise kopierbar, wie etwa das Know-how einer komplexen Problembehebung einer Software.
Analog zu den beiden Wissensarten werden im Wissensmanagement zwei Strategien unterschieden: die People-to-Document-Strategie und die People-to-People-Strategie.
- People-to-Document-Strategie: Hierbei handelt es sich um ein Konzept, welches eine generelle Verfügbarmachung von IT-Wissen an speziellen Standorten anstrebt. Diesbezüglich bieten sich hauptsächlich Standard-Inhalte mit kleinerem Komplexitätsgrad sowie einer langen Laufzeit an.
- People-to-People-Strategie: Im Gegenteil dazu beschäftigt sich die People-to-People-Strategie mit der interpersonellen Vermittlung sowie dem lukrativen Einsatz von IT-Wissen im Unternehmen. Diese Strategie ist vorrangig für umfangreiches Expertenwissen geeignet.
Köpfe schlau verknüpfen!
Der intelligente Umgang mit dem IT-Wissenskapital ist inzwischen ein erfolgskritischer Aspekt für jedes im Wettbewerb stehende Unternehmen. Gerade in Zeiten, in denen sich das IT-Wissen bedingt durch die unaufhaltsame Digitalisierung und globale Verkettung rasanter ändert, sind Werkzeuge und Methoden des IT-Wissensmanagements agiler gemacht worden.
Während das IT-Wissensmanagementsystem der ersten Generation größtenteils aus gemeinsamen Wissensdatenbanken bestand und die Rolle hatte, selbige einzurichten sowie zu pflegen, hat das IT-Wissensmanagement heute wesentlich mehr Aufgaben. Hierzu gehören:
- IT-Wissensidentifikation: Die IT-Wissensidentifikation befasst sich mit der Analyse sowie Beschreibung des IT-Wissensumfeldes des Betriebs. Die Absicht ist es, eine Aufstellung sämtlicher internen sowie externen Informationen, Ressourcen und Fähigkeiten eines Unternehmens zu erhalten.
- IT-Wissensentwicklung: Die IT-Wissensentwicklung beschäftigt sich mit der Entstehung von neuem IT-Wissen innerhalb von Unternehmen, etwa durch optimierte Lernprozesse, performante digitale Werkzeuge oder neue didaktische Ansätze. Das Ziel ist es, das IT-Wissen auf Dauer ins eigene Unternehmen zu bringen und sich einen Markt- oder Wettbewerbsvorteil zu besorgen.
- IT-Wissenserwerb: Beim IT-Wissenserwerb geht es darum, innovatives IT-Wissen nicht intern zu entwickeln, sondern außerhalb zu erwerben, beispielsweise durch die Zusammenarbeit mit einem Managed-Services-Provider. Das Ziel ist es, einen sofortigen Zugriff auf spezialisiertes IT-Expertenwissen zu erhalten, um etwa zukünftige IT-Projekte rascher umsetzen zu können.
- IT-Wissensverteilung: Bei der IT-Wissensverteilung beschäftigt man sich mit der Thematik, wie IT-Informations-Silos aufgebrochen werden können, um das schon vorhandene IT-Wissen optimal zu verteilen.
- IT-Wissensnutzung: Die IT-Wissensnutzung befasst sich mit der Frage, wie das vorhandene IT-Wissen optimal genutzt werden kann, um IT-bedingte Wertschöpfungsprozesse zu optimieren und dabei den Ressourceneinsatz zu reduzieren.
- IT-Wissensbewahrung: Die IT-Wissensaufbewahrung ist ein zentrales Aufgabengebiet eines umfangreichen IT-Wissensmanagements. Die Absicht ist es, das IT-Wissen auf lange Sicht, teilweise gar über einige IT-Mitarbeiter*innen-Generationen über zu sichern, zu aktualisieren sowie vor allem vor Datenverlusten sowie internen wie externen Angriffen abzusichern.
- IT-Wissensbewertung: Bei der IT-Wissensbewertung geht es darum, die Qualität und den Zielerreichungsgrad einer Wissensmanagementstrategie zu evaluieren.
IT-Wissensmanagement: Die unterschiedlichen Modelle des IT-Wissensmanagements!
Es gibt heute eine Reihe unterschiedlicher Modelle von IT-Wissensmanagementsystemen im Handel, welche das Themengebiet IT-Wissensmanagement zu konzeptualisieren versuchen. Zu den Wichtigsten zählen.
- das Wissensmanagement nach Nonaka und Takeuchi
- das geschäftsprozessorientierte IT-Wissensmanagement
- das Knowledge Engineering
- das Wissensmarkt-Modell
Die Vorteile von IT-Wissensmanagementlösungen!
Ein IT-Wissensmanagementsystem ist zu vergleichen mit einem natürlichen Gehirn. Der eigentliche Unterschied besteht allerdings darin, dass es sich aus dem impliziten sowie expliziten Wissen vieler Köpfen bildet und dem Betrieb somit viele Vorzüge und Chancen bietet.
Dazu gehören beispielsweise:
- volle Klarheit plus den Überblick über die Fähigkeiten sowie das IT-Wissen aller Mitarbeiter*innen
- langfristige Dokumentation, welche Erfolgspunkte und Misserfolge deutlich sichtbarer macht
- rechtzeitige Erkennung von Möglichkeiten und Gefahren
- verbesserte teaminterne, aber abteilungsübergreifende Interaktion dank einer vereinten IT-Wissensgrundlage
- raschere Lösungsfindung bei IT-Problemen
- optimierter Kundenservice und Qualitätssteigerung
- Steigerung der Kundenzufriedenheit dank optimierter IT-Produkte wie auch IT-Dienstleistungen
- schnelleres Time-to-Market dank eines zentralen IT-Wissensmanagements
- Umgehung von Doppelarbeiten dank zentraler Bündelung und Zugriffsmöglichkeit von Fakten, Best Practices wie auch Antworten für alle IT-Experten
- Potenzierung von IT-Expertenwissen
Fazit: IT-Wissensmanagement lohnt sich!
IT-Wissensverlust kann Betrieben hochpreisig zu stehen kommen. Kein Wunder also, dass der Gebrauch von leistungsstarken IT-Wissensmanagementsystemen mit der wachsenden Größe des Unternehmens, der IT-Wissensbasis sowie der IT-Wissensmitarbeiter*innen an Relevanz bekommt. Eine umfangreiche und ideal funktionierende IT-Wissensmanagementstrategie gibt Unternehmen die Chance, das geballte IT-Wissen der Mitarbeiter*innen zu erkennen, zu analysieren, aufzubereiten, zu verwalten und weiterzugeben – aber auch zu messen und zu bewerten.
Möchten auch Sie mit leistungsstarken IT-Wissensmanagement-Werkzeugen den Wissenstransfer innerhalb Ihres Betriebs verbessern und damit die Auswirkungen von IT-Wissensverlusten verkleinern? Oder haben Sie noch Fragen zum Thema? Kontaktieren Sie uns.
