Mehr als nur Tabellen: Tipps & Tricks für das Tabellentool Excel

27. Jun 22

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel von der Firma Microsoft erkennt vermutlich jeder, welcher ab und zu einen PC benutzt. Doch obwohl Excel extrem namhaft ist, kennen die Meisten nur einen Bruchteil der Features dieses mächtigen Tools. Denn Excel kann deutlich mehr als „irgendwas mit Tabellen“. Wir beleuchten, was hinter diesem Allround-Talent an Computersoftware steckt.

Excel: Die wichtigsten Funktionen von Microsoft Excel im Überblick

Zunächst mal muss man über Excel wissen, dass die Software dafür dient, Tabellen zu entwerfen. Es wird also primär hierfür benutzt, Datenmaterial nützlich zu erfassen und zu sichern – zum Beispiel Kundenlisten samt Vornamen, Nachnamen, Rufnummern etc. Um solche Daten äußerst übersichtlich und fürs Auge ansprechend darstellen zu können, offeriert Excel im Übrigen verschiedene kostenlose Vorlagen.

Excel empfiehlt sich indes nicht bloß für ebendiese Dateneingabe sowie die visuelle Darstellung dieser Daten, keineswegs. Geht man über jene Perspektive hinaus, wird Excel erst so richtig interessant: Das Tabellenkalkulationsprogramm ist nämlich genauso in der Position, Daten systematisch zu untersuchen, zu ordnen und auszuwerten – Möglichkeiten, welche unzählige Nutzer bereits nicht mehr gebrauchen:
·       Excel kann unter Einsatz der eingegebenen Daten Kalkulationen anstellen.
·       Excel kann Datenmaterial in übersichtliche Diagramme und Grafiken transformieren.
·       Excel hilft, festgelegte Zielgrößen sowie Zeiträume im Blick zu behalten.
·       Excel liefert Prognosen auf Basis bisheriger Werte ab.

Kurz gesagt: Excel ist ziemlich mächtig und ziemlich schlau. Und auch wenn dieses Programm bereits betagt ist (erstmals auf dem Marktplatz erschienen ist es bereits 1987), wird es kontinuierlich fortentwickelt. Als Element der Office-Angebotsvielfalt gehört es neben dem Präsentationsprogramm PowerPoint, dem Textverarbeitungstool Word und dem E-Mail-Client Outlook zu den wichtigsten Angeboten der Marke Microsoft. Mittlerweile ist Excel selbstverständlich auch Teil der Microsoft-Office-365-Familie und nicht mehr ausschließlich für Windows erhältlich, sondern ebenso für macOS und als mobile Applikation für Smartphones und Tablets (Android, iOS, Windows Phone).

Hinweis: Durch die Excel App lassen sich ziemlich simpel Tabellen, die ausgedruckt vor einem sind, digitalisieren. Schlichtweg ein Foto aufnehmen und im Nu hat man alle Angaben der abfotografierten Tabelle digital in Gestalt einer Excel-Tabelle zur Hand. Super praktisch und flink!

Welche Einsatzmöglichkeiten bietet die Software Excel?

Wegen der umfangreichen Features kann Excel im Wesentlichen in sämtlichen Abteilungen eines Unternehmens sinnvoll verwendet werden. Es eignet sich zum Beispiel optimal hierzu, To-Do-Listen zu schreiben, welche nützlich sind, den Überblick über zu machende Aufgaben zu behalten. Wer ein wenig intensiver ins Projektmanagement einsteigen möchte, kann mithilfe von Excel gleichfalls Zeitpläne erstellen, um Projektphasen zu visualisieren, Meilensteine zu bestimmen und die Dauer von Leistungen zu ermitteln. Oder wie wäre es, einen individuellen Kalender zu erzeugen, in dem alle für das Kollektiv wesentlichen Termine und Daten eingetragen sind? Tipp: Wer in Excel bei „Weitere Vorlagen“ nach dem Stichwort „Kalender“ recherchiert, erhält etliche kostenfreie Kalender-Vorlagen.

Ebenso ein sehr beliebter Gebrauchszweck von Excel: Zeiterfassung. Von der einfachen tabellarischen Gliederung geleisteter Zeitstunden über die automatisierte Summierung sowie Anzeige von Mehrarbeit bis hin zur Generierung umfassender Schichtpläne ist all das realisierbar. Auch für die Zeiterfassung sind im Netz viele Excel-Vorlagen kostenfrei erhältlich, die als Basis für die individuelle Zeiterfassung fungieren könnten.

In Kombination mit der Textverarbeitungssoftware Microsoft Word lassen sich via Excel des Weiteren Serienbriefe smart gestalten: Unkompliziert den Text in Word tippen und die Adressdaten sämtlicher Rezipienten in Excel speichern. Nun noch beiderlei miteinander verknüpfen und ab an den Drucker senden – so lässt sich jeglicher Brief mit einer individuellen Adresse sowie Anrede versehen, ohne diese Angaben in jedem Brief manuell eintippen zu müssen. Dies gelingt in Verbindung mit Microsoft Outlook übrigens auch als Serien-E-Mail.

Wer in einem inländischen Betrieb in der Buchführung beschäftigt ist, wird bestimmt mehrfach mit Excel in Berührung gelangen. Denn das Programm bietet im Allgemeinen alles, was man als Buchhalter benötigt: Es lassen sich Einnahmenüberschussrechnungen fertigen und ebenso die simple als auch die doppelte Buchführung mit Haben und Soll perfekt darstellen.

Nebst der Buchhaltung wird Excel auch von einigen Entwicklern in der Informationstechnik eingesetzt: Anhand der Programmiersprache VBA (= Visual Basic for Applications) und XLM-Makros kann man Prozesse automatisieren und auf Grundlage von Excel individuelle Eigenschaften programmieren. Parallel lässt sich das Tabellenprogramm auch für simple Anforderungen als Verzeichnis nutzen.

Ein Programm, hunderte Features: Microsoft Excel

Excel eignet sich optimal für eine Dateneingabe, die Auswertung dieser Daten, für mathematische wie auch statistische Berechnungen sowie zur optischen Darstellung von Daten wie auch Zahlen in Form von Diagrammen & Co. Das macht die Computersoftware Excel zu jenem wahren Allround-Talent, das nicht nur im Unternehmensumfeld, sondern selbst im Privaten zahlreiche sinnvolle Einsatzmöglichkeiten eröffnet. Man denke bloß an Einkaufslisten, To-Do-Listen für die ganze Familie, die eigene Buchführung oder an Gästelisten für die Hochzeitsfeier – Excel unterstützt auch im privaten Alltag enorm, sich zu organisieren und Planungen anzustellen.

Insofern überrascht es keinesfalls, dass dieser Klassiker in der Softwarewelt ebenso heute noch dermaßen gefragt ist, wie am Anfang – selbst wenn jeder Excel-Benutzer recht sicher bereits öfter als einmal geflucht hat, weil er in dem mächtigen Tool nicht die Funktion gefunden hat, die er sucht. Aber hierfür existieren ja glücklicherweise Suchmaschinen: Einmal eingetippt „Wie kann ich in Excel…?“ stößt man auf zahlreiche wertvolle Weblogs sowie Video-Tutorials zu jedem vorstellbaren Excel-Problem.

Wollen auch Sie Excel in Ihrem Betrieb einsetzen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.

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