Microsoft Bookings: Das Online-Tool zur Termin-Reservierung
Bookings ist eine Termin- und Kalender-Möglichkeit mit nahtloser Integration in Microsoft Teams wie auch Outlook. Bei Bookings handelt es sich um eine Methode, die es Unternehmen gestattet, ihre Dienste, Termine sowie Kalender online darzustellen und zu verwalten. Oder anders gesagt: Mit Microsoft Bookings lassen sich einfach Termine buchen oder vorbestellen. Für wen der Service interessant ist, was Bookings im Detail kann und ob das Tool DSGVO-konform ist, alles das erfahren Sie in diesem Blog-Artikel.
Microsoft Bookings ist eine cloudbasierte Reservierungssoftware, welche es kleineren sowie mittelständischen Firmen genauso wie Konzernen, Gesundheitseinrichtungen oder auch Behörden ermöglicht, Online-Buchungen für Dienstleistungen und Termine vorzuschlagen, entgegenzunehmen und zu organisieren. Die Software ist sowohl in Office 365 Business Premium- wie ebenso in Enterprise-Paketen enthalten und implementiert sich übergangslos in Microsoft Outlook und Teams, sodass Firmen ihre schon in Gebrauch befindlichen Lösungen auch bei Nutzung von Bookings problemlos weiternutzen können.
Einer der Gründe, die Microsoft Bookings so beliebt macht, ist die Tatsache, dass es Firmen gestattet, ihren Kunden einen Self-Service bereitzustellen. Soll heißen: Kunden können via Microsoft Bookings ganz einfach und flink online einen freien Terminslot reservieren, anstatt sich an einen Mitarbeiter zu wenden, welcher ihren Termin manuell eingeben muss. Das erspart Zeit wie auch Kosten – und das auf jeder Seite!
Als Nutzer lassen sich in Bookings recht selbsterklärend Kalender erstellen und Teammitglieder oder neuartige Termintypen hinzufügen, zu denen sich dann einzelne Termine erzeugen lassen. Die Verfügbarkeit darstellen, Buchungsbestätigungen versenden, Erinnerungen via E-Mail senden und eine Menge mehr zählt dabei zu den Standard-Funktionen. Finden die geplanten Termine virtuell via Microsoft Teams statt, können die Personen ganz einfach wie gewöhnlich am Telefon oder Computer dazukommen.
Fallstudie gefällig? Das ist die beispielhafte Buchungsseite einer Uni, bei der man Informations- und Beratungs-Termine online buchen kann:
https://outlook.office365.com/owa/calendar/ContosoUniversity1@microsoft.onmicrosoft.com/bookings/
Welche Features bietet Microsoft Bookings
Microsoft Bookings ist eine Web-Lösung zur Buchung- sowie Terminplanung für Firmen, die für Office 365 verfügbar ist. Die Features von Bookings sind äußerst nützlich für Unternehmen, die regelmäßig Terminierungen mit Kunden haben, z. B. in der Gastronomie, im Gesundheitswesen, im Bereich der Dienstleistungen oder im Einzelhandel.
Microsoft Bookings bietet die folgenden Features:
- Online-Buchungsseite, auf welcher Kunden die favorisierten Dienstleistungen buchen können
- Kalender, mit welcher Firmen ihren zeitlichen Plan organisieren können
- Kundenmanagement-Funktion, mit welcher Unternehmen ihre Kundendaten verwalten können
- Terminplanungsfunktion, um alle Kundentermine online zu planen wie auch zu buchen
- Kundenprofilfunktion, die alle Infos zu den Kunden speichert plus abrufbar gestaltet
- Zahlungsfunktionen, um Kunden bei der Zahlung gebuchter Termine behilflich zu sein
Die Softwarelösung Bookings wurde entworfen, um die Organisation von Terminen für Unternehmen zu erleichtern. Um die Stolpersteine klein zu halten, ist das System deshalb webbasiert und kann von jedem Computer oder Mobilgerät aus abgerufen werden. Darüber hinaus ist Bookings nahtlos in bestehende Microsoft 365- oder Office 365-Kalender integriert.
Kann ich Bookings bedenkenlos einsetzen?
Der Datenschutz ist für Microsoft jederzeit von höchster Relevanz – somit auch bei ebenjener Terminlösung Bookings. In Microsoft Bookings werden verschiedene personenbezogene Daten, wie z. B. Name, E-Mail-Adresse, Rufnummer, Anschrift und eventuell sogar Kreditkarten- oder Gesundheitsdaten verarbeitet. Für die Ersteller dieser Formulare, demzufolge die Firmen, welche Bookings verwenden, gilt dabei gemäß DSGVO, dass sie das Prinzip der Datensparsamkeit befolgen müssen. Das bedeutet, dass bloß die wirklich benötigten Daten erhoben werden dürfen – beim Frisör sind Gesundheitsfragen oder Zahlungsinformationen bei Barzahlung im Salon somit nicht erlaubt. Was erhoben werden darf, sind lediglich die in der Tat benötigten Daten, um etwa einen Kunden anrufen zu können oder diesem den eben reservierten Termin zu bestätigen. Das Alter beispielsweise dürfte logischerweise kein Pflichtfeld sein, wenn es darum geht, einen Friseurtermin zu machen.
Technisch heißt das: Sobald ein Bookings-Formular abgesendet wird, werden die dort vorhandenen Daten an Microsoft übermittelt. Microsoft erklärt, keine personenbezogenen Angaben an Dritte weiterzugeben, es sei denn, es ist gesetzlich vorgeschrieben oder es wird eine ausdrückliche Zustimmung des Kunden angefordert. Wo die Daten gehostet sind, ist von Seiten Microsofts nichts 100%ig durchsichtig dargelegt, weshalb eine Datenweitergabe außerhalb der EU nicht unmöglich sein kann, was datenschutztechnische Risiken birgt.
Um einen DSGVO-konformen Gebrauch von Bookings zu gewährleisten, sollten Unternehmen, die das Terminbuchungstool Bookings nutzen wollen, alles Erforderliche in ihren Datenschutzhinweisen zur Nutzung von Bookings durchsichtig darstellen und dem Nutzer darüber hinaus alternative Kontaktmöglichkeiten darlegen und bereitstellen. Bei Unübersichtlichkeit ist es ratsam, vor dem Einsatz einen Datenschutzbeauftragten zu Rate zu ziehen.
