Wenn es um die Bearbeitung von Textinhalten auf dem PC geht, kommt man um ein Computerprogramm nicht herum: Die Sprache ist von Microsoft Word. Mit einem Marktanteil von ganzen 85 Prozent gehört Word zum meistgenutzten Textverarbeitungstool in inländischen Firmen, wie eine Begutachtung aus dem Jahr 2020 zeigt. Wie kommt dieser ungewöhnlich hohe Quotient zustande? Nun gut, um es knapp zu halten:
Microsoft Word ist einfach toll. Die Computersoftware war, als diese zu Beginn der 90er erschien, revolutionär und wurde seither kontinuierlich fortentwickelt und an alle Bedürfnisse der Nutzer angeglichen. Trotz verschiedener Computersoftware-Alternativlösungen am Markt kann bis heute kein Mitbewerber-Produkt Word den Rang ablaufen. Aber was ist das Erfolgsgeheimnis von Microsoft Word? Was genau macht das Computerprogramm derart beliebt?
Die Computersoftware Word von Microsoft ist ein Textverarbeitungsprogramm plus Element des Microsoft-Office-Pakets. Word ist sowohl für Windows als auch für macOS verfügbar. Über die Tatsache hinaus gibt es ebenfalls mobile Apps für Android, iOS sowie Windows Phone.
Nahezu immer, sobald es um Text geht, welcher auf dem PC in irgendeiner Form abgespeichert oder auch verarbeitet werden soll, ist Word eine richtige Entscheidung. Die Einsatzgebiete sind daher riesig und langen vom privaten bis in den beruflichen Sektor: Von der Erstellung von Büchern über Prospekte, Einladungen, Postsachen und Imagebroschüren ist mit Word alles möglich.
Um all diesen Publikationen einen einzigartigen Touch geben zu können, können Sie Texte in Word vielfältig arrangieren: Soll das Geschriebene linksbündig, rechtsbündig, zentriert oder im Blocksatz stehen? Wie groß sollen die Buchstaben sein oder welche Schrift soll eingesetzt werden? In welcher Größe sollen die Rhythmen zur Seite sein? Word-Dokumente lassen sich übersichtlich gliedern, man kann hierzu passend Inhaltsverzeichnisse entwerfen und Bilder einfügen – all diese, und noch viele Einstellungen mehr, lassen Dokumente in den unterschiedlichsten Versionen entstehen.
So entstand das Textverarbeitungsprogramm Word von Microsoft
Der Begriff WYSIWYG hat durch Word weltweite Bekanntheit erhalten. Sicherlich meint jetzt manch einer: Wysi-was?! – WYSIWYG ist ein Akronym, welches in der IT für einen Grundgedanken „What You See Is What You Get“ bekannt ist. In alternativen Worten: Das, was man in Word wahrnimmt, bekommt man am Schluss auch als Ergebnis heraus, sobald man es ausdruckt oder als sogenanntes nicht veränderbares PDF-Schreiben abspeichert. Klingt selbstverständlich, ist es allerdings nicht. Eine solche Form der Echtzeitdarstellung war früher, als Microsoft Word auf dem Markt aufkam, noch ganz und gar revolutionär. Aus heutiger Sichtweise mag es abwegig tönen, aber: 1989, als eine erste Windows-Version veröffentlicht wurde, stießen viele Computer wegen der WYSIWYG-Technologie an deren Leistungsgrenzen. Demzufolge war die Auswahl an Schriftrichtungen etc. in Word außerdem noch wesentlich eingeschränkter, als wir es heute gewohnt sind.
Verschiedene Formatierungen ausprobieren? Ging damals nur durch Ausdrucken und Nebeneinanderlegen der verschiedenen Druckergebnisse. Das Endresultat schon gleich auf dem Display während des Entstehungsprozesses sehen zu können, war also am Anfang der 90er Jahre gänzlich fortschrittlich und eine Steigerung im Bereich Usability – ergo im Bereich Nutzerfreundlichkeit und Gebrauchstauglichkeit einer Software.
Apropos: Aufgrund der tollen Erfolgsgeschichte dieses Stücks Software hat Microsoft den Quellcode zu Microsoft Word for Windows 1.1a gestiftet. Dieser Code befindet sich in den Händen des Computer History Museums, wo er seit 2014 für wissenschaftliche Ziele zum Herunterladen bereitsteht.
Welche Funktionen stecken in Microsoft Word?
Seit vielen Jahren gehört Microsoft Word zum Norm-Bestand in nahezu jeder Firma und auf so gut wie jedem persönlichen Rechner – solange natürlich gewiss kein Mac im Gebrauch ist (aber auch für macOS existiert übrigens inzwischen eine vollumfängliche Word-Version). Mit Word lassen sich Texte in ein Format bringen und mit kreativen Layouts versehen, das verstehen wir bereits – aber was existiert zusätzlich in der Computersoftware, dass diese derart beliebt ist?
Eines der besten Werkzeuge in Word ist die präzise Rechtschreib- sowie Grammatikprüfung. Sobald man sich verschreibt, wird dies als inkorrekt erkannte Wort rot unterkringelt. Per Rechtsklick kann in Sekundenschnelle das richtige Wort ausgesucht werden – einfacher geht’s nicht! Word beachtet dabei aber nicht bloß die Orthografie, sondern auch Satzstruktur, Groß- und Kleinschreibung plus Interpunktion. Enorm hilfreich und für viele Benutzer eins der wertvollsten Tools im Umgang mit geschriebenem Text.
Ebenso eine absolute Arbeitserleichterung bei der Arbeit an Schreiben, insbesondere in der Gruppe: Die „Änderungen nachverfolgen“-Funktion. Dazu über Überprüfen > Änderungen nachverfolgen aktiviert, werden sämtliche Anpassungen, die an einem Dokument getan werden, unaufgefordert in Word transparent protokolliert. Verbunden mit einer Kommentar-Eigenschaft (Überprüfen > Neuer Kommentar) hat man damit das perfekte Handwerkszeug, um gemeinsam an Texten zu wirken. Ebenso sind die beiden Werkzeuge perfekt geeignet, um die textlichen Werke anderer Personen Korrektur zu lesen oder auch ihnen Rückmeldung darzubieten. Mit ebenjenen neuen, sogenannten „Modernen Kommentaren“ hat Microsoft diese viel genutzten Word-Features außerdem noch leistungsfähiger an die Bedürfnisse der Anwender angepasst: Kommentare sind jetzt noch überschaubarer nach Absender untergliedert und lassen sich in Threads zusammentun. Arbeitet man an einem in der Cloud gespeicherten Dokument, können in diesen modernen Anmerkungen via @mention Personen direkt in einer Anmerkung genannt werden und man kann Teammitgliedern aus dem Word-Dokument heraus Aufgaben zuordnen – sehr smart!
Tipps & Tricks: So lässt es sich besser arbeiten mit Word
Da dermaßen viele Personen tagtäglich mit Word arbeiten, ist es Zeit für ein paar Tricks, die uns im Office-Tagesgeschäft mit dem Textprogramm viel Zeit ersparen können. An dieser Stelle kommen daher sechs absolut spitzenmäßige Word-Anregungen, welche jeder Nutzer kennen muss:
- Vorlagen nutzen: Microsoft stellt eine Menge Vorlagen für Word kostenfrei zur Auswahl: Aus mehr als 40 Rubriken kann man von Lebensläufen, Kalendern, Postern, Flyern, Broschüren, Einladungen, Unternehmens Plänen und vielen anderen Design-Vorlagen aussuchen, welche einem jede Menge Aufwand ersparen.
- Zeit sparen durch Tastenkürzel: STRG + C und STRG + V für Kopieren und Einfügen kennt mit Gewissheit jeder. Doch was ist mit STRG + S im Zusammenhang mit Speichern? Oder wissen Sie, dass Sie mit Markieren eines Absatzes und STRG + L den Text linkszentriert setzen, während der Inhalt durch STRG + R rechtsbündig erscheint? Einen Textabstand von 1,5 herstellen geht ebenfalls recht schnell und einfach über STRG + 5. Und wer die vorhergehende Handlung rückgängig machen möchte, drückt einfach STRG + Z. Kurzum: Shortcuts ersparen, sinnig angewendet, sehr viel Zeit. Die Zusammenfassung sämtlicher zur Verfügung stehenden Tastenkombinationen in Word ist dort vorzufinden.
- Formatvorlagen individualisieren: Insbesondere im Unternehmensumfeld, wo ein gewisses Corporate Design eingehalten werden sollte, bieten sich Formatvorlagen an, um Inhalten einen homogenen Touch zu verleihen. Einmalig in der Formatvorlage definiert, ist beispielsweise die Hauptüberschrift ganz automatisch in Verdana 24 Pt. mit einem Zeilenabstand von 20 Pt. nach unten, obgleich der Fließtext 12 Pt. zeigt und im Blocksatz repräsentiert ist. Formatvorlagen sind bei der Erstellung von akademischen Werken eine absolute Bedingung, damit sagen wir mal das Inhaltsverzeichnis fehlerfrei erstellt wird, doch auch im Businessumfeld eine klare Empfehlung, um ein durchgängiges Äußeres zu gewährleisten sowie gründlich gegliederte Dokumente zu erhalten.
- Blindtext einfügen: Wer viel mit Word entwickelt, jener wird auch oft unterschiedliche Formatierungen ausprobieren, um mit dem Design zu spielen. Wie jeder weiß, das Auge sieht natürlich mit. Um unterschiedliche Formate zu testen, ist es hilfreich, Absätze mit Blindtext, folglich bedeutungslosem Text mit wahllosem Kerngehalt, einzufügen. In Word kann man das sehr mühelos sowie schnell umsetzen, indem man Jenes am Anfang einer frischen Textzeile eintippt wie auch Enter drückt: =rand(2,3) – Die vorderste Zahl steht im Zuge dessen für die Menge der Textabsätze; ein Wert zwischen 2 und 5 sollte demnach für die meisten Fälle geeignet sein. Der zweite Wert gibt die Anzahl der Textsätze an, welche im Textabsatz inkludiert sein müssen; für sehr kleine Textabsätze eignen sich demnach Zahlen zwischen 2 und 4, für ein wenig längere Textabsätze wählt man dort 5 oder mehr.
- Cursor-Position merken: Eine Eigenschaft, welche vor allem im Job an mehrseitigen Dokumenten beachtlich hilft, ist das Einprägen der letzten Cursor-Lage. Word speichert ganz automatisiert die letzten vier Cursor-Standorte mit – ganz ohne, dass man etwas dafür tun braucht. Man sollte nur wissen, wie man diese aufsuchen kann: Hierfür Shift und F5 pressen. So lassen sich die letzten vier Bearbeitungsstellen im Schreiben in Sekundenschnelle finden.
- Speichern, speichern & nochmal speichern: Wer häufig mit Word arbeitet, wird das Szenario vielleicht auch bereits einmal erlebt haben: Etliche Seiten Text sind bereits geschrieben und gerade an diesem Punkt hängt sich der Computer auf oder der Notebook Akku vom Laptop ist aufgebraucht. Text gesichert? Fehlanzeige. Deswegen generell der Tipp: In regelmäßigen Abständen speichern! Doch da viele über den Tag gestreut etliche Word-Dokumente öffnen, zum Schluss noch ein Hinweis, wie man alle geöffneten Word-Dokumente zum Feierabend hin zusammen speichern kann: Shift-Taste pressen, auf „Datei“ klicken und „Alles speichern“ wählen. Allesamt schließen klappt übrigens ebenso smart: Shift gepresst halten > Datei > Alles Schließen. Na dann: Schönen Feierabend!
Selbstverständlich ist abschließend noch anzumerken, dass Word logischerweise nicht das alleinige Textprogrammn ist, welches es gibt: Alternativen sind beispielsweise Pages von Apple und Textmaker von der Softmaker-Office-Suite – die einzige Software dieser Art aus Deutschland. Weitere Word-Alternativen sind das kostenfreie Computerprogramm OpenOffice Writer von Apache sowie der quelloffene LibreOffice Writer sowie LaTeX, das allerdings im Gegensatz zu Word nicht über ein WYSIWYG-Prinzip verfügt und deshalb deutlich komplexer in der Bedienung ist.
Möchten auch Sie mit Microsoft Word Ihren Arbeitnehmern zu mehr Leistungsfähigkeit verhelfen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.
