Dropbox, Google Drive, iCloud wie auch mehr – Cloud-Dienste gibt es mittlerweile viele. Die Lösung aus dem Hause Microsoft auf dem Cloud-Storage-Markt nennt sich OneDrive. Was kann OneDrive? Beeindruckt die Cloud-Lösung in Sachen Datenschutz? Eignet sich der Service eher für private oder für geschäftliche Zwecke? Wir haben OneDrive einstmals unter die Lupe genommen…
Mit Hilfe des von Microsoft bereitgestellten Cloud-Dienstes OneDrive kann man Datenmaterial in einem Online-Storage hochladen – oder, wie es so schön lautet: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich, wie in jedem Cloud-Storage-Dienst, Dateien speichern, sodass diese ortsunabhängig im Zugriff sind – ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, welche erhältlich ist für WindowsPhone, iOS wie auch Android. Mit OneDrive hat man daher Fotos sowie Dateien überall und auf jedem Gerät zur Hand – super praktisch!
Ein Cloud-Speicher ist aber nicht nur nützlich, um von überall aus auf Datenmaterial zugreifen zu können: Vor allem im Falle eines Verlusts bzw. Defekts eines Endgeräts ist es enorm kostbar, wenn alle wichtigen Daten an einem zusätzlichen Ort, zum Beispiel eben in OneDrive, gesichert sind. Eine Eigenschaft, die sowohl persönlich für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente und andere geschäftliche Dateien enorm von Vorteil ist. Ein Backup wird dadurch trotzdem nicht substituiert.
Damit ständig sämtliche Daten überall synchron sind, kann man ganz einfach einen so bezeichneten OneDrive-Ordner auf dem PC anlegen. Sämtliche Dateien, die in diesen Ordner bewegt werden, landen dann automatisch in der OneDrive-Cloud. Sobald Daten an einem beliebigen Speicherort hinzugefügt, verändert oder gelöscht werden, passiert eine automatische Synchronisierung auf jeglichen anderen Speicherorten. Alleinige Anforderung dafür: Eine Verbindung mit dem Internet.
Für einen idealen Wechsel mit anderen, lassen sich Dateien oder Fotos aus OneDrive einfach teilen – ob das Geburtstagsfoto des Enkels, welches man der Oma zusenden will, oder ein Geschäftsbericht, welchen man dem Arbeitgeber zur Durchschau zukommen lassen will. Statt eine Datei per E-Mail zu versenden oder diese auf einen USB-Stick zu ziehen und so für eine Kopie der Datei zu sorgen, wird demjenigen, dem man das entsprechende File verfügbar machen möchte, einfach ein Direktlink zu der Datei in OneDrive geschickt – das geht extrem direkt und sorgt gleichzeitig dafür, dass keinerlei vermeidbare Kopien von Dateien angefertigt werden.
Rat: Wenn Sie Windows 10 verwenden, ist OneDrive bereits auf Ihrem PC installiert. Unter einer anderen Windows-Version müssen Sie erst die OneDrive-App installieren, um zu starten. Link zum Download: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download
Warum sich OneDrive for Business lohnt
Zusätzlich zur OneDrive Standard-Lösung bietet Microsoft auch ein Produkt namens „OneDrive for Business“ an. Hierbei dreht es sich um einen Cloud-Speicherdienst von Microsoft, der speziell für den Gebrauch in Unternehmen konzipiert wurde und somit ideal auf die Teamarbeit individualisiert wurde. Die Cloud-Lösung basiert im Schwerpunkt auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann daher weit mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst: Man kann via OneDrive for Business in Echtzeit mit mehreren Personen an ein- und demselben Dokument gemeinsam wirken – Co-Authoring nennt man die leistungsfähige Arbeitsweise, die tolles Teamwork der Zukunft realisierbar macht.
OneDrive funktioniert Hand in Hand mit anderen Microsoft Applikationen – speziell mit Office 365 bzw. Microsoft 365 zusammen. Zum Beispiel kann eine PowerPoint-Präsentation, welche Nutzer A in OneDrive abgelegt hat, von Person B via Browser angesehen wie auch bearbeitet werden, ohne dass Person B PowerPoint installiert haben muss auf dem PC. Und Nutzer C kann vom anderen Ende der Welt dabei zuschauen und die Änderungen beurteilen. Jene Möglichkeiten erleichtern die Zusammenarbeit in Teams enorm, besonders in solchen, bei welchen ein Teil des Teams Microsoft-Nutzer und ein anderer Teil Mac-User sind. Infolge der vollautomatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können ebenso sämtliche Mitarbeiter bei der kollaborativen Arbeit immer die aktuelle Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände erlangen zu müssen.
Zusätzlicher Pluspunkt von OneDrive for Business: Anwendern steht eine Versionierung bereit. Benutzer können demzufolge alte, vorher abgespeicherte Versionen ihrer Office-Dokumente, die in OneDrive liegen, rekonstruieren. Standardmäßig werden die vergangenen 500 Versionen eines Dokuments im Background ganz von allein gesichert und können bei Bedarf nochmals verwendet werden.
Erfüllt OneDrive auch strenge Sicherheitsstandards?
Vorrangig einmal muss man akzeptieren, dass für eine Methode wie OneDrive, in der empfindliche, vertrauliche Daten gespeichert sind – ob nun aus privatem oder geschäftlichem Bereich – das Thema Datensicherheit eine wesentliche Rolle hat. Zudem muss transparent sein, wer (jedenfalls theoretisch) Einblick in die in OneDrive abgelegten Daten erhalten kann.
Wie ist die Sachlage? Nun, OneDrive verfügt über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übermittlung von Dokumenten – einmal gespeichert auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Einsatz, um die Daten zu sichern. Wer die Daten innerhalb von OneDrive zusätzlich verschlüsseln will, dem können Tools wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker behilflich sein als Erweiterung für den sicheren Einsatz von OneDrive im Firmen. OneDrive for Business offeriert ebenso eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, die dafür sorgt, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erlangen können – eine zeitgemäße und generell als sicher eingestufte Lösung, die dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zugang zur OneDrive-Cloud verweigern kann. Ebenso eine simple, aber relevante Aktion zur Absicherung vor Hackern: Sichere Passwörter nutzen und diese periodisch ändern.
Wo sind die Daten gespeichert? Dies ist eine zentrale Frage, denn wenn die Daten, die in OneDrive sind, auf amerikanischen Webservern gehostet werden, dann ist das aus Datenschutz-Sicht sehr bedenklich zu betrachten, vor allem bezüglich der strikten Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ein Gebrauch wäre somit für europäische Firmen nicht möglich, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu verletzen. Microsoft weiß natürlich um diesen Zustand. Daher werden die Daten sämtlicher Unternehmen, welche OneDrive for Business verwenden, und den Firmensitz in Europa haben, auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union gelagert.
Wer genaue Auskünfte sucht, wo Microsoft die Daten speichert, wird auf jener Seite garantiert fündig. Dort sind alle Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst nachvollziehbar aufgeführt. Die Daten der Anwender des Dienstes OneDrive for Business, welche eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden folglich ausschließlich in Deutschland gehostet.
Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden oft wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Undurchsichtigkeit oder eine nicht ordentliche Ausführung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Service OneDrive for Business allerdings nicht vorhalten – auch wenn das Unternehmen den Sitz in den USA hat. Trotzdem sei an dieser Stelle erwähnt, dass Microsoft sich durch Befürwortung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten seiner Kunden automatisiert zu durchforsten.
Diese Maßnahme eignet sich dazu, Dateien ausfindig zu machen, welche „unangemessene“ Inhalte zeigen. Findet der Microsoft-Crawler Informationen, die gegen die Richtlinien verstoßen, besteht eine Kontosperrung. Legt man in seiner privaten OneDrive-Cloud als frisch gebackene Eltern also beispielsweise das allererste Bild des neugeborenen Babys ab, auf denen das Kind erwartungsgemäß nackt ist, könnte dies theoretisch zu einer Blockierung des Kontos leiten – über einen vollautomatischen Datenscan via PhotoDNA-Technik könnte das entsprechende Foto entdeckt und als inadäquat eingestuft werden. Die Auseinandersetzung darüber, inwieweit solche verdachtsunabhängigen Scans sinnvoll und rechtlich überhaupt erlaubt sind, wird bereits seit geraumer Zeit geführt – bisher mit unterschiedlichen Resultaten. Doch Fakt ist: Wer OneDrive nutzt, der stimmt dem Einsatz dieser Technik und dem vollautomatischen Scan seiner Daten zu – dies sollte man wissen, wenn man das Programm nutzt oder plant, es einzusetzen.
Wenn Sie Motivation haben, OneDrive in Ihrem Betrieb zu nutzen, sprechen Sie uns gerne an.
